Slimmer werken met generatieve AI: praktische tips voor secretaresses

Als secretaresse ben je de spil van elke organisatie. Van agendabeheer tot notuleren en het beheren van communicatie: jouw werk vereist nauwkeurigheid, efficiëntie en vaak ook multitasking. Maar wat als je je dagelijkse taken nóg slimmer zou kunnen aanpakken? Generatieve AI-tools zoals ChatGPT, Copilot en Gemini bieden kansen om tijd te besparen en repetitieve klussen te automatiseren. In dit artikel ontdek je concrete voorbeelden en praktische tips om deze technologie optimaal in te zetten, zodat je met minder inspanning meer kunt bereiken. Wil je meer leren? Bestel dan het boek: Slimmer werken met ChatGPT, Copilot en Gemini, geschreven door AI-duo Remy Gieling en Job van den Berg. Dit is de praktische gids om meer werk te verzetten met AI in minder tijd.

1. Automatisch notuleren: laat AI meeschrijven

Vergaderingen notuleren kan een tijdrovende taak zijn. Hier komen tools zoals Copilot en Gemini van pas. Met hun integratie in Office 365 kun je automatisch notulen laten genereren terwijl je je volledig op het gesprek concentreert. Bijvoorbeeld:

• Gebruik Microsoft Copilot in Teams om automatisch actiepunten en belangrijke beslissingen te detecteren tijdens een meeting.
• Maak een samenvattende prompt voor ChatGPT op basis van een transcriptie: “Maak een overzicht van actiepunten uit de volgende tekst…”

Een ander slim idee is om Gemini te gebruiken voor het creëren van visuele samenvattingen. Denk aan een mindmap of een diagram van besproken onderwerpen. Zo krijg je heldere notulen die direct toepasbaar zijn.

2. Agendabeheer en e-mailverwerking met AI

Je agenda en inbox beheren kan makkelijker met de hulp van Copilot en ChatGPT. Zo kun je Copilot vragen om repetitieve taken zoals het inplannen van afspraken of het opstellen van standaardmails te automatiseren. Een voorbeeld van een effectieve prompt:

•  “Schrijf een vriendelijke herinnering voor een klant met een aankomende afspraak, inclusief suggestie voor een nieuwe datum en tijd.”

Met deze toepassing kun je sneller en consistenter communiceren, zonder handmatig veel tijd te besteden aan routinecorrespondentie.

3. Presentaties maken in recordtijd

Of je nu rapporten moet presenteren of updates voor het management moet voorbereiden: AI-tools kunnen helpen bij het maken van visueel aantrekkelijke presentaties. Als je een betaald Copilot abonnement hebt, kun je in PowerPoint op basis van een document slides maken. Deze Copilot functionaliteit zit niet in de chat-functie maar in de PowerPoint-omgeving zelf. Je kunt ook ChatGPT gebruiken om snel content voor PowerPoint-dia’s te genereren:

• “Maak een slide met de belangrijkste KPI’s van Q3, inclusief trendanalyses en verbeterpunten.”

4. Templates voor sneller contentcreatie

Een groot deel van je werk bestaat waarschijnlijk uit het opstellen van documenten, e-mails en rapporten. Gebruik AI om templates te maken die je in een handomdraai kunt vullen met nieuwe content. Stel bijvoorbeeld ChatGPT de vraag:

• “Maak een template voor een standaardofferte voor een zakelijke klant in de juridische sector.”

Je krijgt direct een format dat je kunt gebruiken voor verschillende klanten, inclusief aanpasbare secties voor prijzen, voorwaarden en contactgegevens.

5. Slimme workflows in Outlook met Copilot

Copilot is als een slimme assistent die direct geïntegreerd is in je Office-programma’s, zoals Outlook. Je kunt bijvoorbeeld automatische regels maken voor binnenkomende e-mails:

• Laat Copilot e-mails categoriseren op prioriteit.
• Stel automatische reacties in op basis van de inhoud van de e-mail.

Dit zorgt ervoor dat je inbox altijd overzichtelijk blijft en je snel kunt schakelen zonder afgeleid te raken door minder urgente berichten.

6. Creatieve content genereren met AI

Creatieve taken, zoals het schrijven van nieuwsbrieven of interne updates, kunnen ook eenvoudiger worden met AI. Probeer ChatGPT bijvoorbeeld eens voor het genereren van ideeën:

•  “Schrijf drie pakkende introducties voor de interne nieuwsbrief van deze maand, met een focus op teamresultaten.”

Je krijgt direct meerdere suggesties waar je op kunt voortbouwen.

Conclusie: jouw slimme assistent is hier

De kracht van AI-tools zoals ChatGPT, Copilot en Gemini ligt in hun veelzijdigheid en de mogelijkheid om repetitieve taken te automatiseren. Door deze technologie te omarmen, kun je als secretaresse efficiënter werken, meer tijd vrijmaken voor strategische taken en altijd de juiste informatie binnen handbereik hebben. Met de juiste prompts en een beetje oefening wordt AI jouw onmisbare assistent die zorgt voor een vliegende start van elke werkdag!

Wil je meer weten over hoe je AI-tools praktisch inzet in jouw dagelijkse werk?

Lees dan ons nieuwste boek: Slimmer werken met ChatGPT, Copilot en Gemini, geschreven door AI-duo Remy Gieling en Job van den Berg. Dit is de praktische gids om meer werk te verzetten met AI in minder tijd.