Bewaartermijnen: wat zijn de wettelijke verplichtingen in 2024?

Het bijhouden van bedrijfsadministratie en andere documenten is een verplichting voor bedrijven en zelfstandig ondernemers. Dit is vastgelegd in verschillende wetten, waaronder het Burgerlijk Wetboek, de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Archiefwet. In dit artikel lees je alles over de huidige bewaartermijnen die in 2024 van toepassing zijn.

Het Burgerlijk Wetboek

Het Burgerlijk Wetboek legt nog steeds aan iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent de verplichting op om gedurende 7 jaar aantekening te houden van de vermogenstoestand en alles wat het bedrijf aangaat. Verder worden rechten en plichten binnen verschillende overeenkomsten geregeld in dit wetboek, waardoor indirecte bewaarverplichtingen kunnen ontstaan van 5, 20 of 30 jaar, afhankelijk van het type overeenkomst en de duur ervan.

De Algemene Wet Rijksbelastingen

De Algemene Wet Rijksbelastingen (AWR) verplicht bedrijven en zelfstandig ondernemers om gedurende 7 jaar alle documenten te bewaren die relevant zijn voor de rechtspositie van het bedrijf en voor de heffing van belastingen. Dit geldt onder andere voor facturen, bankafschriften, en andere relevante bedrijfsdocumenten. Nieuw in 2024 is de eis dat digitale gegevens veilig en toegankelijk opgeslagen moeten worden voor dezelfde termijn van 7 jaar.

De Wet op de Omzetbelasting

Verplicht tot het bewaren van die documenten uit de administratie voor een periode van 9 jaar die te maken hebben met de Btw-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiende uit onroerende goederen. Aangezien een andere bepaling in deze wet aangeeft dat de administratie volledig dient te zijn kan een administratie niet worden vernietigd na 7 jaar.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In 2018 is de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Volgens de AVG moeten persoonsgegevens bewaard worden zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Na beëindiging van een klantrelatie, dienstverband of andere zakelijke relatie moeten persoonsgegevens binnen 2 jaar vernietigd worden, tenzij er een gerechtvaardigd belang is om ze langer te bewaren (bijvoorbeeld voor juridische procedures).

Overige bewaartermijnen

Naast de wettelijke bewaartermijnen kan een bedrijf zelf bepalen hoe lang bepaalde documenten bewaard blijven. Hieronder volgt een overzicht van andere bewaartermijnen die van toepassing zijn op verschillende soorten documenten.

Bewaartermijn: permanent

Sommige documenten worden permanent bewaard, omdat ze van historisch belang zijn voor het bedrijf. Denk hierbij aan:

• Oprichtingsdocumenten
• Statuten
• Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• Beleidsplannen
• Jaarverslagen
• Notulen van belangrijke vergaderingen
• Documenten met betrekking tot bedrijfspanden en belangrijke bedrijfsbeslissingen

Bewaartermijn: 0 jaar

Alle voor het bedrijf onbelangrijke stukken, die geen enkele betekenis meer hebben, kunnen direct vernietigd worden. Dit zijn bijvoorbeeld interne memo’s zonder verdere waarde of notulen van vergaderingen die niets belangrijks opleverden.

Bewaartermijn: 1 jaar

Voor documenten die voor een korte periode belangrijk zijn, geldt vaak een bewaartermijn van 1 jaar. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Vakantieroosters
• Verlofverzoeken van medewerkers
• Declaratieformulieren
• Adreswijzigingen
• Vergaderstukken van externe instanties waaraan medewerkers deelnamen

Bewaartermijn: 5 jaar

Documenten waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, maar die mogelijk van toekomstig belang zijn, kunnen doorgaans na 5 jaar vernietigd worden. Denk hierbij aan:

• Projectdocumentatie
• Correspondentie die niet wettelijk verplicht is om langer te bewaren
• Interne rapportages

Als je twijfelt, dan kan je de bewaartermijn verlengen. Raadpleeg eventueel de Archiefwet of neem contact op met een juridisch expert.

In 2024 blijven de meeste bewaartermijnen gelijk aan eerdere jaren, met enkele aanpassingen in specifieke wetten zoals de AVG. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de actuele wetgeving om eventuele boetes te vermijden.