Hoe reken je af met drukte?

De hoeveelheid werk is de grootste uitdaging van de Personal Assistent, blijkt uit een internationaal onderzoek onder PA’s van kleine tot heel grote bedrijven.

En dat is ook niet zo gek. De taken van de Personal Assistant zijn de laatste jaren enorm veranderd. Social media of marketing maken nu misschien wel deel uit van je werkdag. En je hebt vast veel vrijheid om je werk in te delen. Die vrijheid betekent wel dat je zelf ook maar moet zorgen dat je het niet te druk hebt. En dat is geen eenvoudige taak.

Het té druk hebben lijkt ook wel bij deze tijd te horen: een onderzoek van het Centraal Planbureau onder Nederlanders toont aan dat 54% het wel eens te druk heeft en dat 39% zich door drukte wel eens te kort voelt schieten.

We zuchten dus massaal onder het gevoel te druk te zijn. Hoe reken je nu af met je drukte?

Ik dook een jaar lang in de enorme stapel onderzoeken en bestsellers en testte een jaar lang adviezen uit. De beste adviezen, mijn ervaringen én een 10 weken programma om zelf mee aan de slag te gaan vind je in mijn boek Elke werkdag een topdag.

Ik kan je al vast verklappen dat er veel dingen zijn die je kunt doen om je drukte te lijf te gaan.

In dit artikel geef ik je 3 tips:

1.  Laat tijdsdruk voor je werken

De Wet van Parkinson bepaalt dat een taak de tijd in beslag neemt die jij ter beschikking stelt. Door je tijd voor een bepaalde taak bewust te beperken, dus door strak te kiezen hoeveel – of vooral hoe weinig – tijd je aan een taak mag besteden, werk je effectiever.

Leg de lat niet te laag: door jezelf weinig tijd te gunnen krijg je meer voor elkaar. Moet je een powerpoint presentatie in elkaar draaien? Bepaal voor je begint hoeveel tijd je er van jezelf aan mag besteden.

De theorie heb ik zelf maar eens uitgetest en voor mij werkte het! Ik heb het toegepast op het maken van een offerte voor een nieuwe workshop, eentje die ik nog nooit had gegeven. Dat is voor mij duidelijk zo’n taak waar ik voor ik er erg in heb heel veel uren verspijker. Ik heb daarom eerst de workshop op mijn website gezet, zonder de workshop zelf te ontwerpen en zonder een modelofferte te maken.

De eerste offerteaanvraag kwam uitgerekend tijdens mijn eerste vakantiedag binnen. Dat was een lastige. De workshop had ik nog nooit gegeven, dus die moest ik eigenlijk wel in grote lijnen verzinnen voordat ik kon offreren. Maar ja, de volgende dag zouden we doorreizen, dus ik had maar twee uur om na te gaan denken over de inhoud van de workshop en de werkvormen en om de hele offerte te ontwerpen.

En guess what? Dat lukte in die twee uur. Als ik mezelf niet onder druk had gezet, weet ik wel zeker dat ik er veel meer uur in gestoken had. De offerte is overigens gegund, dus wat mij betreft een prima resultaat.

Tip 1

Mijn eerste tip is dus: kies bewust de tijd die je aan een taak mag besteden.

2. To do’s in de actiestand

Je hebt vast een systeem voor je To do’s, dat had ik ook voor ik aan mijn jaar experimenteren begon. David Allen tipte dat je eens kritisch moest kijken naar wat er eigenlijk op je To do lijst staat. Wat er op hoort zijn acties die je zo uit kunt voeren. Wat er vaak op staat zijn sluimerende problemen of moeilijke issues waar je nog geen beslissing over hebt genomen.

Mijn To do lijst dook ik enthousiast in. En Allen had gelijk: er stonden veel zaken op die geen acties waren. Die “moeilijke zaken” waar ik nog geen beslissing over had genomen waren ook precies de To do’s die altijd maar doorschoven.

Bijvoorbeeld mijn To-do ”Tandarts”. Dat is geen actie. Welke actie zou daar nu precies bijhoren? “Afspraak maken voor kids” was mijn conclusie. Zoveel werk is dat nu ook weer niet, waarom bleef deze To do maar op mijn lijst staan? Omdat het niet alleen om die afspraak ging. Ik wilde van tandarts veranderen, maar naar welke tandarts dan? Ik kon niet ieder jaar weer van tandarts veranderen ….

Kindvriendelijk leek me een belangrijk criterium, maar welke tandarts zou dat zijn? Ook zou ik graag op vrijdag afspraken maken, maar de meeste tandartspraktijken waren dan gesloten had ik al eens gezien. Ik zou dus websites moeten bekijken en misschien op het schoolplein eens rondvragen welke tandarts als kindvriendelijk werd ervaren? Dan zou ik alsnog een afspraak moeten maken met de nieuwe tandarts en de oude van de verhuizing op de hoogte moeten stellen.

Onder “Tandarts” bleken zich dus allemaal issues te verstoppen waarover ik eerst een beslissing moest nemen, voordat ik acties kon formuleren.

Door je To do’s beter te organiseren en de zaken uit je hoofd te zetten, komt er meer ruimte in je hoofd. En met meer ruimte in je hoofd voel je je minder druk.

Tip 2

Mijn tweede tip is dus: plaats vanaf nu alleen acties op je To do lijst. Bekijk je To do’s die nu je op je lijst hebt staan kritisch en zet ze waar nodig om in acties.

3.  Geen losse eindjes in je hoofd

Je hoofd kun je zien als een harde schijf. Alles wat er in rond dwaalt kost je werkgeheugen en de taken die je uitvoert vertragen erdoor.

Dingen die je nog moet doen, zaken waar je over piekert, geniale invallen over de vormgeving van in Instagram posts: schrijf ze op. Het maakt niet uit hoe: in je telefoon, in een mooi notitieblokje of in een notitie app op je laptop: als je ze maar opschrijft zodat je ze uit je hoofd kunt zetten.

Onderzoek laat zien dat dat inderdaad ruimte en rust in je hoofd oplevert, je voelt je minder snel te druk.

Tip 3

Mijn derde tip is dus: laat alles wat in je hoofd ronddwaalt ergens landen. Schrijf het op zodat je het van je af kunt zetten.

Ik hoop dat je in jouw werkpraktijk gaat kijken welke winst deze tips je opleveren. Super als je in een reactie hieronder kunt delen hoe de tips voor jou uitpakten.

Geschreven door: Mirjam Wiersma

Zij is auteur van het boek “Elke werkdag een topdag. Reken af met je drukte en doe wat er echt toe doet”, mét 10-weken programma waar je direct zelf mee aan de slag kunt. Zodat je kunt ontdekken waar jouw valkuilen liggen en waar je je meeste productiviteitswinst kunt halen.

Mirjam Wiersma geeft ook workshops over productiever en bevlogen werken