De 8 meest voorkomende fouten bij het aannemen van personeel (en hoe je ze voorkomt)
Als startende ondernemer is het aannemen van je eerste medewerkers een spannende stap. Eindelijk kan je bedrijf groeien! Maar let op: veel ondernemers maken in hun enthousiasme kostbare fouten. In dit artikel delen we samen met Numbr in Maastricht de belangrijkste valkuilen én hoe je ze kunt vermijden.
1. Overhaast personeel aannemen
Een van de grootste fouten is het overhaast aannemen van personeel omdat je ‘acuut’ iemand nodig hebt. Herkenbaar? Je hebt het druk, de werkdruk loopt op, en je wilt zo snel mogelijk iemand aan boord hebben.
Waarom is dit een probleem?
- Je neemt mogelijk genoegen met een kandidaat die niet helemaal past
- Je vergeet belangrijke checks te doen (referenties, diploma’s)
- De functie en verwachtingen zijn niet helder uitgewerkt
- Je hebt geen tijd voor een goede inwerkperiode
De oplossing: Begin op tijd met werven. Maak een realistisch plan waarin je rekening houdt met de tijd die nodig is voor werving, selectie én inwerken. Overweeg in de tussentijd tijdelijke oplossingen zoals freelancers of uitzendkrachten. Meer weten over hoe je dit aanpakt? Bij Numbr hebben ze hier een mooi artikel over geschreven.
2. Administratie niet op orde
Een slordige administratie kan leiden tot problemen met de Belastingdienst en ontevreden medewerkers.
Veel voorkomende problemen:
- Te late salarisbetalingen
- Fouten in de loonadministratie
- Verkeerde berekening van vakantiedagen
- Ontbrekende urenregistratie
- Geen systeem voor verzuimregistratie
De oplossing:
- Investeer in goede HR- en salarissoftware
- Overweeg uitbesteding aan een administratiekantoor
- Zorg voor een back-up van alle belangrijke documenten
- Houd personeelsdossiers netjes bij
3. Onduidelijke arbeidsvoorwaarden
“Dat regelen we later wel” is een gevaarlijke gedachte. Veel startende werkgevers maken de fout om niet alle arbeidsvoorwaarden goed vast te leggen.
Veelvoorkomende omissies:
- Geen duidelijke functieomschrijving
- Onduidelijke afspraken over werktijden en overuren
- Vage bonusregelingen
- Geen heldere vakantieregeling
- Ontbrekende afspraken over thuiswerken
De oplossing: Leg álles schriftelijk vast in het arbeidscontract. Laat dit controleren door een juridisch adviseur of HR-specialist. Het kost wat extra tijd en geld, maar voorkomt later veel gedoe.
4. Vergeten van wettelijke verplichtingen
Als werkgever heb je te maken met veel wettelijke verplichtingen. Het negeren of vergeten hiervan kan leiden tot boetes of juridische problemen.
Belangrijkste aandachtspunten:
- Aanmelden bij de Belastingdienst als werkgever
- Regelen van verzekeringen (aansprakelijkheid, verzuim)
- Opstellen van een RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie)
- Aanstellen van een preventiemedewerker
- Regelen van bedrijfshulpverlening (BHV)
De oplossing: Maak een complete checklist van alle wettelijke verplichtingen. Schakel indien nodig een adviseur in die je hierbij kan helpen.
5. Onvoldoende aandacht voor onboarding
Een nieuwe medewerker laten starten zonder goed inwerkplan is vragen om problemen. Toch gebeurt dit vaak bij startende ondernemers.
Gevolgen:
- Medewerker voelt zich niet welkom
- Belangrijke informatie wordt niet overgedragen
- Efficiency-verlies door onduidelijke processen
- Grotere kans op fouten
- Verhoogd risico op vroegtijdig vertrek
De oplossing: Ontwikkel een onboardingprogramma dat minimaal bevat:
- Een warm welkom op de eerste dag
- Een duidelijk inwerkplan voor de eerste weken
- Een buddy of mentor voor dagelijkse vragen
- Regelmatige evaluatiemomenten
- Alle benodigde accounts en toegangen vanaf dag één
6. Geen aandacht voor bedrijfscultuur
Veel ondernemers focussen alleen op vakinhoudelijke kennis en ervaring, maar vergeten het belang van culturele fit.
Waarom is dit risicovol?
- Miscommunicatie binnen het team
- Verminderde werksfeer
- Productiviteitsverlies
- Hoger personeelsverloop
De oplossing:
- Definieer je bedrijfscultuur en kernwaarden
- Besteed hier aandacht aan tijdens sollicitatiegesprekken
- Organiseer een kennismaking met het team
- Plan een proefdag of meeloopdag
7. Verkeerde inschatting van kosten
Het salaris is maar een deel van de totale kosten. Veel startende werkgevers vergeten andere kostenposten mee te nemen in hun calculatie.
Vergeten kostenposten:
- Werkgeverslasten (ongeveer 30% bovenop het brutosalaris)
- Pensioenregeling
- Verzekeringen
- Werkplek en apparatuur
- Training en ontwikkeling
- Reiskostenvergoeding
- Ziekteverzuim
De oplossing: Maak een complete kostencalculatie inclusief alle bijkomende kosten. Reken ruim om verrassingen te voorkomen.
8. Geen duidelijk perspectief bieden
Goede medewerkers willen zich ontwikkelen. Geen aandacht besteden aan groei en ontwikkeling is een recept voor verloop.
De oplossing:
- Bespreek ontwikkelmogelijkheden tijdens het sollicitatiegesprek
- Maak een ontwikkelplan
- Budget vrijmaken voor training en opleiding
- Regelmatig gesprekken over groei en ambities
Volg ons