De kracht van de juiste aanhef in een zakelijke brief of e-mail

De aanhef van een zakelijke brief of e-mail is een belangrijk element dat de toon zet voor de rest van je boodschap. Een goed gekozen aanhef straalt professionaliteit uit en toont direct respect voor de ontvanger. Of je nu een nieuwe klant benadert of correspondeert met een collega, met de juiste aanhef maak je een sterke eerste indruk. In dit artikel hebben we een aantal tips en voorbeelden voor je op een rij gezet.

Voorbeelden van een aanhef zakelijke brief of e-mail

De aanhef in een zakelijke brief of e-mail is belangrijk, want je wil natuurlijk meteen de juiste toon aanzetten.

• Geachte heer [Achternaam],
• Geachte mevrouw [Achternaam],
• Geachte heer/mevrouw [Achternaam], (als je niet zeker weet welk geslacht de ontvanger heeft)
• Beste heer [Achternaam], (iets informeler, maar nog steeds beleefd)
• Beste mevrouw [Achternaam],

Deze voorbeelden zijn vooral geschikt voor een eerste contactmoment of wanneer je een formele toon wilt aanhouden. Als je een zakelijke brief of e-mail gaat schrijven aan een groep ontvangers, kies dan liever niet voor L.S. of Mijne heren. Dit is nogal ouderwets en onpersoonlijk en bovendien weten heel veel mensen ook niet dat het de afkorting is van Lectori Salutem (wat ‘aan de lezer heil’ betekent).

Wat als je de naam of het geslacht niet weet?

Heb je alleen een korte mail met opdracht gekregen of een zakelijke brief of e-mail te maken aan een klant en heb je wel een achternaam, maar weet je niet het geslacht niet? Begin je brief of e-mail dan met een neutrale, maar toch beleefde aanhef. Hieronder enkele opties:

• Geachte heer/mevrouw,
• Geachte [Functietitel],
  Als je weet welke functie de ontvanger heeft, bijvoorbeeld “Geachte directeur,” of “Geachte HR-manager,” kun je de functietitel gebruiken in plaats van een naam.
• Geachte lezer,
• Aan wie het betreft,
  Deze aanhef is minder persoonlijk, maar kan in sommige gevallen een goede oplossing zijn, vooral als de communicatie naar een algemeen adres of team gaat.

Tip: Doe vooraf wat onderzoek om het geslacht of de (precieze) naam van de ontvanger te achterhalen. Dit kan via LinkedIn, de bedrijfswebsite of een telefoontje naar de organisatie. Een persoonlijke aanhef, zoals “Geachte mevrouw Jansen,” maakt vaak een betere indruk dan een algemene aanhef.

Een juiste afsluiting van een zakelijke brief of email

Net zo belangrijk als de aanhef is de afsluiting van je zakelijke brief of e-mail. De afsluiting moet passen bij de rest van je boodschap en net zo beleefd zijn als de aanhef. Voorbeelden zijn:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend, (zeer formeel)
• Hartelijke groet, (iets informeler)
• Met de meeste hoogachting, (formeel en beleefd)

Kies een afsluiting die past bij de toon van je bericht. Als je in de aanhef “Geachte heer Jansen,” hebt gebruikt, is “Met vriendelijke groet,” een passende afsluiting. Bij een zeer formele brief kun je kiezen voor “Hoogachtend,”.

Tips om veelgemaakte fouten te vermijden

Nu je de basis weet van een goede zakelijke aanhef en afsluiting, geven we je naar een aantal extra tips mee om veelgemaakte fouten te vermijden.

1. Plaats altijd een komma na de aanhef

Na de aanhef in een zakelijke brief of e-mail hoort altijd een komma. Dit is de standaard in de Nederlandse correspondentie.

• Geachte heer Jansen,
• Beste mevrouw De Vries,

2. Gebruik geen titulatuur in de aanhef

In de aanhef van een zakelijke brief of e-mail gebruik je geen titulatuur zoals drs., prof., of ir. Dit is nogal ouderwets en komt ook erg onpersoonlijk over in moderne zakelijke communicatie.

• Fout is: Geachte heer drs. Janssen,
• Goed is: Geachte heer Janssen,

3. Gebruik geen voornamen in de aanhef

In een zakelijke context is het niet gebruikelijk om de voornaam van de ontvanger in de aanhef te gebruiken.

• Niet gebruikelijk is:
  Geachte Jan Janssen,
  Beste Rob Janssen,
• Wel gebruikelijk is:
  Geachte heer Janssen,
  Beste meneer Janssen,

4. Zorg voor een juiste spelling

Controleer altijd of je de juiste spelling en de volledige achternaam hebt gebruikt. Niets is zo vervelend als een verkeerd gespelde naam!

5. Gebruik de aanhef op basis van de relatie met de ontvanger

De keuze tussen “Geachte” en “Beste” hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger. “Geachte” is formeler en wordt gebruikt bij mensen met wie je een formele relatie hebt of bij wie je voor het eerst contact opneemt. “Beste” is iets informeler en kan gebruikt worden als er al een bestaande relatie is of als de toon van de communicatie iets losser mag zijn.

Met deze extra tips ben je nog beter voorbereid om een correcte en professionele aanhef te gebruiken in jouw zakelijke brieven en e-mails. Door aandacht te besteden aan de details, laat je zien dat je oog hebt voor detail en respect voor de ontvanger.

Andere blogs met taaladviezen:

• Wat is juist: ookal of ook al?
• Wat is juist qua spelling: e-mailadres of e-mail adres?
• Taaltip: hen of hun? Deze ezelsbrug helpt!