Een vakantie zonder e-mail?

Voor veel mensen een lastige opgave. Kun jij tijdens je vakantie zonder zakelijke e-mail?

In dit artikel 3 tips van Denise Hulst om op een verantwoorde manier los te komen van je werk.

Manage de verwachtingen van collega’s

Maak duidelijk tot wanneer je beschikbaar bent in de laatste dagen voor je vakantie. Je zult namelijk zien dat je net voor het begin van je vakantie bedolven wordt door verzoeken van collega’s die zelf ook op vakantie gaan. Zet daarom in je handtekening in Outlook dat je mails tot drie dagen voor je vakantie nog wel beantwoordt, maar daarna niet meer. Vermeld ook vanaf wanneer je weer kunt reageren op je mail. Je kunt je handtekening bijvoorbeeld aanpassen vanaf een week voordat je zelf op vakantie gaat. Op die manier manage je de verwachtingen van je collega’s en kun je de laatste twee dagen gebruiken om alle losse eindjes weg te werken.

Lees niet alle mail uit je vakantieperiode

Geef aan dat je niet alle mail uit je vakantieperiode leest. Zet daarvoor in Outlook in je automatische antwoord dat je bij terugkomst van vakantie alleen de mail leest die niet ouder is dan drie werkdagen. En dat je dus niet de mail leest die voor een bepaalde datum aan je verstuurd is. Dat klinkt misschien een beetje onaardig, maar 80 procent van de vragen in deze mails is al opgelost op het moment dat je de mail leest. Dan besteed je dus tijd en energie aan iets wat niet meer relevant is. Je kunt de afzender eventueel ook nog verzoeken om de mail opnieuw te versturen nadat je terug bent van vakantie. De kans is dan vrij groot dat hij op een andere manier al een antwoord op zijn vraag heeft gekregen.

Laat je mail diagonaal scannen door een collega

Vraag een vervanger om af en toe je mail in de gaten te houden. Hij zou de berichten in je inbox diagonaal kunnen scannen. De vervanger beantwoordt dan alleen mails die urgent zijn en archiveert de rest in de map ‘Nog af te handelen’. Als duidelijk is dat een mail zijn urgentie heeft verloren als je terug bent van vakantie, dan kan hij die direct weggooien. Daardoor weet je na terugkomst in een oogopslag waar je nog wel wat mee moet en is alvast een eerste sortering gemaakt.

Bron: Meer tips lezen? Bekijk dan het hele artikel op de website Het Betere werken.