Eindelijk minder e-mail

door Ingeborg · 13 januari 2015

Beheer jij ook zo’n mailbox die dienst doet als het afvoerputje van de organisatie? Stroomt deze ook elke dag vol met vragen, bestellingen, reacties, klachten en andere zaken waarvan mensen niet weten waar ze er anders mee heen moeten? Zie je soms door de bomen het bos niet meer en loop je regelmatig achter de feiten aan? Dat kan anders! Heb je wel eens van een Self Service Portal gehoord?

Inhoudsopgave verberg

Wat doet een Self Service Portal

Automatisch goedkeuringsproces

Toewijzing

Meer informatie

Wat doet een Self Service Portal

Een Self Service Portal is ideaal voor alle soort vragen en bestellingen die regelmatig voorkomen. Bijvoorbeeld: aanvragen van een dienstreis, bestellen van kantoorbenodigdheden, aanvragen van een training, reserveren van een vergaderruimte en ga zo maar door. Dit soort aanvragen kunnen snel en efficiënt verwerkt worden door gebruik te maken van een Self Service Portal. Het werkt veel efficiënter dan handmatige verwerking want de portal vraagt alle, op de specifieke aanvraag van toepassing zijnde informatie. Vervolgens wordt automatisch bepaald wie het beste de betreffende aanvraag kan verwerken. In sommige gevallen kan verwerking helemaal geautomatiseerd plaatsvinden. Prettig voor de aanvrager en prettig voor jou en je mailbox.

Automatisch goedkeuringsproces

Indien een bestelling goedkeuring vereist, stuurt de Self Service Portal automatisch bericht naar de persoon of personen die deze goedkeuring moeten verstrekken. Door middel van 1 klik of actie op de smartphone, tablet of PC kan de goedkeuring verstrekt worden. Simpeler kan het niet.

Toewijzing

Afhankelijk van het soort aanvraag kan het zo zijn dat een persoon of een geautomatiseerd systeem zorgt voor de uitvoering. Personen kunnen een aanvraag toegewezen krijgen en deze vervolgens afhandelen. Geautomatiseerde uitvoering kan bijvoorbeeld in geval van het toekennen van rechten op IT systemen of folders, installeren van software, plaatsen van bestelling in het ERP systeem of het reserveren van een vergaderruimte.

Kortom, er zijn vele manieren waarop een Self Service Portal jouw leven eenvoudiger kan maken. Daar bovenop bespaart Self Service Portal aanzienlijk in de kosten, zeker als er via de portal een steeds breder aanbod van bestellingen aangeboden wordt.

Meer informatie

Zou je wel eens willen zien hoe zo’n Self Service Portal werkt of wil je weten of het iets voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan eens contact op met SMT-X. Wij hebben jarenlang ervaring met het implementeren van Self Service Portals en kunnen je voorzien van het juiste advies en de juiste hulpmiddelen.