Allen beantwoorden mails voorkomen

Je hebt er vast weleens mee te maken gehad: je ontvangt e-mails die gericht zijn aan tientallen personen tegelijk – die vervolgens de conversatie ook weer vrolijk voortzetten door op de “reply all” knop te drukken.

Dit soort beantwoordingsmailtjes zijn vooral een probleem bij grote bedrijven, waar mensen die er niets mee te maken hebben, betrokken blijven bij het beantwoorden van mails. Microsoft heeft er (gelukkig) een stokje voor gestoken, dat staat in een blogbericht van het bedrijf. De blokkade treedt in werking als er binnen een uur tien keer op ‘allen beantwoorden’ wordt gedrukt bij e-mails met meer dan vijfduizend ontvangers (alleen in office 365). Op zich een mooie ontwikkeling, maar bij kleinere bedrijven hebben ze daar niet zoveel aan. Gelukkig zijn er nog wel een aantal andere mogelijkheden om dit te voorkomen.

Installeer een App

Installeer de plugin Sperry Software. Deze geeft je een melding als je op de reply all-knop klikt.

Lees ook: 3 slimme Outlooktips voor secretaresses.

Vraag de ICT-afdeling om hulp

Het is mogelijk om de functie “allen beantwoorden” uit te schakelen (dus uit het lint/ribbon te halen). Je kunt dit doen door een formulier te maken (in de versies Microsoft Outlook 2019/2016/365). Je moet dan wel rechten voor de ‘Ontwikkelaar” optie (je vindt dit op het lint onder “het dossier”>”opties”>”Lint aanpassen“). Kun je deze optie niet vinden? Vraag dan je ICT-afdeling even om hulp.

Terugtrekken van e-mails

Het is ook mogelijk om in Outlook een verzonden e-mail terug te trekken. Houd er alleen wel rekening mee dat je hiervoor maar dertig seconden de tijd hebt.

• Ga naar de map verzonden items
• Open het bericht dat je wilt intrekken (eerst dubbelklikken om het bericht te openen)
• Selecteer op het tabblad bericht de optie acties > Dit bericht intrekken.

Bron: Nu.nl