Overleef je inbox: hoe kun je de kwaliteit van e-mails vergroten?
Waar je als secretaresse echt waarde kunt toevoegen, is bij het verbeteren van het inbox beheer. Met deze vier tips optimaliseer je moeiteloos de kwaliteit van al je e-mails.
Tip 1: Kies een goede onderwerpregel
De naam van de afzender en de onderwerpregel zijn de eerste twee onderdelen van een e-mail die je ziet in je inbox. Aan een onderwerpregel als ‘Hallo’ of ‘Update’ heb je niets als ontvanger. Soms wil een voorvertoningsvenster nog wel eens helpen of de instelling die de eerste regels van een e-mail toont, maar dan is de ontvanger de e-mail eigenlijk al aan het lezen en dat kost tijd. Maak het je ontvanger gemakkelijk en gebruik een heldere onderwerpregel.
Heldere onderwerpregels:
- vatten de strekking van de e-mail in één zin samen
- bevatten de actie die jij als verzender van de ontvanger verlangt
- bevatten een werkwoord om de actie te benadrukken
- beginnen met een afkorting om aan te geven wat voor soort e-mail het betreft:
- FYI: for your information (ter informatie)
- A: actie
- 2m: een e-mail die je in 2 minuten kunt afhandelen
- j/n: een e-mail die je met ‘ja’ of ‘nee’ kunt beantwoorden.
- zijn actueel. In een lange correspondentie kan het onderwerp in de loop der tijd ver-anderen. Het is raadzaam om dan de onderwerpregel aan te passen. Bijvoorbeeld door een nieuw onderwerp voor het oude te zetten, zoals ‘Aanpassingen sjabloon budgetten/was: Update omschrijving budgetten’.
Tip 2: Hou de cc in ere
Soms is het handig om je mail met anderen te delen. Wie zet je dan in het aan-veld en wie in het cc-veld? Heel simpel. In het aan-veld zet je iedereen van wie je een actie verwacht. In het cc-veld zet je de namen van mensen die slechts geïnteresseerd zijn in de informatie. Een cc-ontvanger leest zijn cc-mail over het algemeen niet zo snel en minder grondig.
Verwacht je een actie van de ontvanger of is het de bedoeling dat hij of zij de mail echt leest, dan is het cc-veld geen goed idee. Veel kenniswerkers gebruiken namelijk mailregels om cc-mails anders te behandelen, waardoor zij deze cc-mails meestal pas veel later zien.
Het cc-veld gebruiken omdat ‘Je het maar beter kunt weten’, is ook geen goed idee. Daarvoor bestaan een overleg, bespreking of intranet, waarbij iedereen op de hoogte kan raken van wat anderen doen. Mailwisselingen maken dat nodeloos ingewikkeld.
Tip 3: Hou het kobo: kort en bondig
Het is verleidelijk om een e-mail net als een gesprek te beginnen: eerst het ijs breken en wat small talk – Hoe was je vakantie? – en daarna de echte reden van je mail te introduceren. Niet doen, want de ontvanger weet dan niet wat je van hem wil.
Als je met iemand wil bijpraten, maak dan een lunchafspraak, loop even binnen, stuur een WhatsApp of ga Skypen. Doe dat niet via de e-mail. En als zo’n mail kortaf voelt, spreek de ontvanger nadien nog even aan en vraag naar zijn vakantie.
Om in je e-mail zo duidelijk mogelijk te zijn, behandel je één onderwerp per e-mail. Dan maak je het je ontvanger makkelijker om te antwoorden, voor jou is het makkelijker te archiveren en terug te zoeken.
Tip 4: Plan het ongeplande
Met een e-mail kun je heel makkelijk (extra) werk bij iemand neerleggen. En als het ook nog eens urgentie heeft, dan leg je alle verantwoordelijkheid en druk bij de ontvanger neer. Niet handig. Met een beetje overleg kun je ook spoedklussen plannen, wat voor alle betrokkenen een win-winsituatie oplevert.
Ad hoc werkzaamheden kun je namelijk vaak voor zijn als je vaste overlegmomenten inplant. Bijvoorbeeld om de komende week door te nemen, en door ’s ochtends een dagstart te houden. Wat staat er voor die dag of die week in de agenda en wat betekent dat voor de taken die jij kunt verwachten?
Betere e-mails betekent soms dus ook geen e-mail sturen. En hoe beter de e-mail, hoe makkelijker die te verwerken is en hoe groter de kans op een snelle en goede reactie. Win-win, toch?
Meer over e-mail makkelijker en beter gebruiken en verwerken lees je in Overleef je inbox in 60 minuten van Arjan Broere (Haystack),
Geschreven door: Arjan Broere
Volg ons