Slimme tips voor het schrijven van effectieve e-mails

Als secretaresse is e-mailcommunicatie een essentieel onderdeel van je werk. Ben jij ook eindeloos veel tijd kwijt aan het opstellen en versturen van effectieve e-mails? Lijkt het bij jou alsof je mailbox ontploft vanwege de enorme hoeveelheid binnenkomende berichten van mensen die allemaal iets van je willen? Je bent niet alleen. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw e-mails opvallen tussen al die andere? In dit blog delen we een aantal slimme tips waarmee jouw e-mails boven de grijze massa uitstijgen.

1. Onderwerp

Zorg ervoor dat je onderwerp regel kort en krachtig duidelijk maakt waar de e-mail over gaat. Wanneer jouw e-mail bijvoorbeeld om een besluit vraagt, dan kan je dit in de onderwerp regel alvast duidelijk weergeven. Zo kan de ontvanger ook de urgentie goed inschatten. Gebruik liever geen vetgedrukte letters en/of uitroeptekens. Dit roept over het algemeen juist weerzin op om je e-mail te openen.

2. De aanhef van je e-mail

Wanneer je een e-mail stuurt aan iemand die je nog niet persoonlijk kent, begin dan altijd met Geachte mevrouw of heer. Dat is wel zo netjes. Wanner je niet weet of je aan een vrouw of aan een man mailt, dan begin je je e-mail met Geachte gevolgd door de voor- en achternaam. Als je iemand al wel persoonlijk kent, dan kan je het beste beginnen met Beste gevolgd door mevrouw/heer + de achternaam van de ontvanger. Als je een interne e-mail aan een collega waar je veel mee samenwerkt stuurt, personaliseer je e-mail dan nog iets verder, bijvoorbeeld: Beste Jan of Hoi/Hi Jan. Vermijd de aanhef Beste collega, want dan komt onpersoonlijk over.

3. Wees helder, duidelijk en maak je e-mail niet te lang

Het is altijd prettig voor de ontvanger wanneer je een e-mail bericht begint met een begroeting. Wees vervolgens in je e-mail kort en bondig. Geef in enkele zinnen de aanleiding weer, som eventuele gevraagde actie(s) op en maak het vooral niet te lang. Gebruik bij een opsomming bij voorkeur ook opsommingstekens of nummering voor meer overzicht. Een voorbeeld: Geef in een e-mail met actiepunten elk punt weer met een opsommingsteken, zoals:

• Deadline voor rapport: 15 februari
• Bijgewerkte budgetcijfers ontvangen: 10 februari

Als je naar stukken verwijst in je e-mail, voeg deze dan als bijlage toe via het paperclipje-icoon van het e-mailprogramma. Sommige e-mailprogramma’s ondersteunen ook de mogelijkheid om bestanden rechtstreeks vanaf je computer naar het e-mailvenster te slepen. Dit kan handig zijn, vooral als je snel een bijlage wilt toevoegen, zonder door al je bestanden te hoeven bladeren, maar let op! Je e-mail/boodschap wordt er niet altijd overzichter van. Zinnen kunnen door het slepen van de bijlagen gemakkelijk verschuiven, waardoor de bijlage soms zelf onder de handtekening komt te staan. Hierdoor loop je het risico dat de lezer de bijlage niet eens ziet…

4. Effectieve e-mails schrijven? Vermijd acroniemen

Acroniemen zijn afkortingen gevormd door de beginletters van woorden samen te voegen tot een nieuw woord, zoals FYI voor For Your Information. Het gebruik van deze termen kan verwarrend zijn voor ontvangers die niet bekend zijn met de betekenis ervan. Om effectieve e-mails te maken en duidelijkheid te geven, is het raadzaam om de volledige zin uit te schrijven in plaats van dit soort afkortingen te gebruiken. In plaats van FYI, kan je dus beter Ter informatie schrijven. Zo zorg je ervoor dat je boodschap voor iedereen begrijpelijk is en voorkom je misverstanden.

5. Afsluiten en Call-to-Action

Wees ook in de afsluiting van je e-mail duidelijk. Wanneer je naar aanleiding van je e-mail iets verwacht van de ontvanger, benoem dat aan het eind van je bericht. Wees duidelijk. Hangt er een deadline aan? Benoem deze ook. Probeer wel om het gebruik van het urgentie vlaggetje in Outlook te beperken. Dit komt vaak schreeuwerig over en zal, net als het gebruik van vette letters, vaak het tegenovergestelde opleveren van hetgeen je wil bereiken. Sluit je mail af met: Met vriendelijke groet. Hierbij geldt hetzelfde als de aanhef. Ken je iemand niet dan sluit je af met: Met vriendelijke groet. Ken je iemand al wat beter en denk je dat het gepast is? Dan kan je ook op een andere manier afsluiten. Bijvoorbeeld: Hartelijke groet of iets dat nog persoonlijker is.

Door de hierboven besproken tips toe te passen, kun je als secretaresse effectieve e-mails schrijven die opvallen en die impact hebben. Met heldere communicatie en met een persoonlijke(re) aanpak kan je je doelen bereiken.