Hoe krijg je je baas aan Het Nieuwe Werken? Just do it!
What’s in it voor je baas? Focus op tijdswinst!
Alle verandering is moeilijk en dat geldt ook voor je baas. De manier waarop jullie samenwerken bevalt hem/haar waarschijnlijk prima, waarom zou dat anders moeten? Om je baas te stimuleren om iets met Het Nieuwe Werken te doen, is een eerste stap om hem/haar te laten zien wat het kan opleveren. Aangezien Het Nieuwe Werken gaat over nieuwe – en vooral effectievere – manieren van werken en samenwerken, raden we je aan te focussen op zaken die direct tijdwinst opleveren.
Minder face2face vergaderen
- Stimuleer het gebruik van online vergadertools en telefonisch vergaderen. Doe dit door je baas bij ieder vergaderverzoek te vragen of de Face2Face vergadering ook op afstand kan.
- Verdiep je in online vergadertools en ondersteun je baas door de eerste paar keer bij de online vergadering aanwezig te zijn en hem te laten zien hoe het werk, zodat hij het de volgende keer zelf kan.
- Bel in tijdens telefonische vergaderingen en zorg dat actiepunten en – besluitenlijsten direct na de vergadering klaar zijn.
Tip:
Vergaderingen waarin gebrainstormd wordt of ‘lastige gesprekken’ kunnen het beste Face2Face worden gehouden. Alle andere vergaderingen kunnen op afstand. 1 op 1 gesprekken kunnen prima via Skype.
Terugdringen van email verkeer
- Zet in het onderwerp van je mail altijd in hoofdletters wat er verwacht wordt: ACTIE GEWENST, INFORMEREN, INPUT GEVRAAGD, etc
- Zo veel mogelijk cc’s vermijden
- ‘reply to all’ uitbannen!
Als je thuis gaat werken….
Aan thuiswerken kleven nog steeds vooroordelen, vooral bij leidinggevenden. Ga er niet van uit dat je baas je niet vertrouwt, dat is het probleem vaak niet. Bazen voelen zich vaak ongemakkelijk bij thuiswerken, omdat er geen goede afspraken zijn. Ze zijn bang voor het ‘vrijheid, blijheid’-effect. En geef ze eens ongelijk…
Kantoor gebonden en niet-kantoor gebonden taken
- Leg uit dat Het Nieuwe Werken niet zwart-wit is. Alleen die taken die je in je eentje uitvoert (met behulp van een computer en/of telefoon) doe je thuis. Het spreekt voor zich dat je kantoor gebonden taken, zoals archiveren, Face2Face vergaderen, etc op kantoor uitvoert.
- Maak een afspraak met je baas, waarin je met elkaar gaat vaststellen wat de ‘output’ is van je werk. Waar word je op beoordeeld? Hoe wordt dat gemeten?
Afspraken over beschikbaarheid en bereikbaarheid
- Leg aan je baas uit dat je je thuiswerkplek net zo ziet als je werkplek op kantoor. Met andere woorden: ook thuis ben je bereikbaar en beschikbaar.
- Stel je agenda open voor je baas en je collega’s. Zet daarin wat je aan het doen bent (privé afspraken hoeven niet gespecificeerd te worden, alleen geblokt met de vermelding privé) en of je bereikbaar bent of niet.
Zorg voor transparante en duidelijke communicatie
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: Het Nieuwe Werken draait om werken en samenwerken en dus om goede communicatie.
- Maak zaken bespreekbaar en spreek elkaar aan. Als iets niet duidelijk is of je dwarszit, leg het op tafel.
- Verschuil je niet achter de email. Veel zaken kun je beter en handiger via de telefoon, Skype of chat regelen. Kies het medium dat bij je boodschap past.
Pak je rol als spil rondom Het Nieuwe Werken
Wij denken dat de secretaresse de aangewezen persoon is om een spilfunctie rondom Het Nieuwe Werken te vervullen. Immers, jij speelt vanuit je vakgebied een cruciale rol bij archivering en daardoor bij het delen van informatie en kennis. Ook ben je vaak verantwoordelijk voor de centrale communicatie binnen de afdeling.
Centrale opslag van documenten
- Heb je een intranet of een Sharpoint omgeving binnen het bedrijf en worden die platforms nog niet optimaal ingezet? Ga snel aan de slag en zorg ervoor dat er een goede digitale archiefstructuur wordt opgezet.
- Zet documenten altijd op hun digitale plek en mail geen bijlagen meer rond!
- Geef het goede voorbeeld rondom documentbeheer en wees daarin niet altijd te ‘lief’ voor je baas en collega’s. Als een collega je vraagt om een document te mailen, verwijs je hem/haar vriendelijk naar de juiste plek in het digitale archief…
Geef praktische tips aan je collega’s, waardoor iedereen meer op afstand kan werken
- Geef aan je baas en collega’s de tip dat ze met hun smartfone foto’s kunnen maken van visitekaartjes. Die kunnen ze dan aan jou mailen, zodat jij ze in jullie relatie database kan zetten. Daarvoor hoeft niemand naar kantoor te komen!
- Dezelfde tip geldt voor flip-over sheets en andere fysieke documenten die uitgewerkt moeten worden. Foto maken, verzenden en klaar.
- Je baas en collega’s vinden het fijn om jou ‘live’ aan de telefoon te krijgen om je werkverzoeken te geven. Maar dat is niet altijd even efficiënt. Zorg dat er een goede voicemail faciliteit is of laat collega’s werkopdrachten inspreken in de dicteerfunctie van hun smartfone. Ook die kunnen ze je sturen, zodat jij – wanneer het jou uitkomt – het bericht kan uitluisteren. En mocht iets niet duidelijk zijn, dan neem jij wel het initiatief om contact te zoeken.
Volg ons