Samenwerken op afstand moeilijk?

door Ingeborg · 8 juni 2015

Steeds meer kenniswerkers werken samen op afstand met hun collega’s. Toch ervaren zeven op de tien mensen dat samenwerken op afstand via telefoon- of videoconferentie als moeilijk. Dat blijkt uit onderzoek dat Harris Interactive onlangs heeft uitgevoerd in opdracht van werkomgevingsspecialist Steelcase.

Op basis van het onderzoek, hebben onderzoekers en ontwerpers van Steelcase zes ontwerpprincipes opgesteld die organisaties moeten helpen bij het op de juiste wijze ondersteunen van teams waarvan de leden verspreid werken:

Zorg dat de camera en microfoon op de juiste plek staan. Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meerdere schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te geraken.
Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken. Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt, zodat mensen energiek en betrokken blijven. Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging in een informele setting te creëren.
Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring. Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.
Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen. Zo werkt een continue open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.
Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling. Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team. Als er keuze is, kleine videoconferentie-kiosken naast of afgezonderde hoekjes in een grote videoconferentie-ruimte, en mobiele videoconferentie-technologie, zorgt dit dat de technologie ook daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de vierkante meters kantoorruimte effectief worden benut.