De HR-manager en jij: zo werk je samen optimaal

De HR-manager is binnen veel organisaties een vertrouwd gezicht. Maar wat houdt die functie nu eigenlijk in? Waar houdt een HR-manager zich dagelijks mee bezig? En hoe kan jij als HR-assistent optimaal ondersteunen?

In de praktijk komt er heel wat kijken bij het werk van een HR-manager. Denk aan het opstellen van personeelsbeleid, het begeleiden van verzuimtrajecten, gesprekken voeren met medewerkers, én zorgen dat alles netjes binnen de wet- en regelgeving gebeurt. Jij als HR-assistent kunt daar een belangrijke rol in spelen: door praktische zaken uit handen te nemen, overzichten bij te houden, processen te stroomlijnen of juist actief mee te denken in de uitvoering. In dit artikel leggen we uit wat de rol van HR-manager inhoudt, welke taken erbij horen en hoe de samenwerking met een assistent echt het verschil kan maken.

Wat betekent HR?

Laten we bij het begin beginnen. HR staat voor Human Resources, oftewel: personeelszaken. De HR-afdeling houdt zich bezig met alles wat met medewerkers te maken heeft. Denk aan werving en selectie, arbeidsvoorwaarden, personeelsontwikkeling, ziekteverzuim en ontslag. De HR-manager is degene die al deze processen aanstuurt en bewaakt.

De taken van een HR-manager

De taken van een HR manager zijn veelzijdig en strategisch van aard. In plaats van alleen operationele taken uit te voeren, richt de HR manager zich op het ontwikkelen van beleid dat direct bijdraagt aan de organisatiedoelen. Hij of zij maakt doorgaans deel uit van het managementteam en adviseert vanuit een personeelskundige invalshoek. Zaken zoals bedrijfsvoering of marketing vallen buiten het takenpakket – de HR manager focust zich volledig op alles wat met mensen en teams te maken heeft. Denk aan instroom, doorstroom, uitstroom, verzuim, duurzame inzetbaarheid, cultuur, vitaliteit en betrokkenheid.

Alle personeelsgerelateerde processen lopen via deze functie. De HR manager is dus hét centrale aanspreekpunt op het gebied van human resources. Daarbij wordt hij of zij vaak ondersteund door een HR assistent of managementondersteuner, die zorgt voor rust, overzicht en continuïteit. Denk aan het beheren van mailboxen, bewaken van deadlines, inplannen van gesprekken, administratieve verwerking in HR-systemen, het voorbereiden van rapportages en het opstellen van standaarddocumenten.

1. Strategisch HR-beleid ontwikkelen

Een van de belangrijkste taken van de HR-manager is het ontwikkelen van HR-beleid dat aansluit op de missie, visie en ambities van de organisatie. Denk aan een strategisch opleidingsplan, beleid rondom hybride werken of een langetermijnvisie op talentontwikkeling. Hierbij houdt de HR-manager rekening met externe ontwikkelingen, zoals krapte op de arbeidsmarkt of veranderende wetgeving.

Een goed HR-beleid is geen op zichzelf staand document, maar een levend geheel dat meebeweegt met de organisatie. De HR-manager zorgt dat dit beleid breed wordt gedragen, door bijvoorbeeld workshops te geven of leidinggevenden te trainen in het toepassen ervan.

Wat kun jij doen? Als ondersteuner kan jij documenten redigeren en structureren, presentaties opzetten, werkprocessen vastleggen, templates maken voor HR-brieven of nieuwsbrieven, en zorgen dat beleidsstukken altijd vindbaar en actueel zijn. Je bent de organisatorische spil achter de schermen.

2. Werving en selectie

Nieuwe collega’s aannemen vraagt om een doordachte aanpak. De HR-manager ontwikkelt samen met het team wervingsstrategieën, schrijft vacatures, zet campagnes uit en voert sollicitatiegesprekken. Ook kijkt hij of zij verder dan alleen diploma’s: past iemand binnen het team, is er potentie om door te groeien, en hoe draagt deze medewerker bij aan de organisatiedoelen?

Wat kun jij doen? Jij houdt de planning van gesprekken strak, stelt standaard e-mails op, verwerkt reacties, onderhoudt contact met bureaus, verzamelt feedback na sollicitaties en zorgt dat iedereen op tijd de juiste info heeft. Ook kun je in de gaten houden of vacatures goed vindbaar zijn online.

3. Medewerkers begeleiden en ontwikkelen

Medewerkers zijn het hart van de organisatie. De HR-manager begeleidt hen in hun professionele groei via functioneringsgesprekken, coachingstrajecten, opleidingen of ontwikkelprogramma’s. Denk aan het stimuleren van leiderschapsontwikkeling of het creëren van leerroutes voor jonge professionals. Alles met als doel: het beste uit mensen halen én zorgen dat ze met plezier blijven werken.

Wat kun jij doen? Je helpt door ontwikkelgesprekken in te plannen, opleidingsbudgetten bij te houden, aanmeldingen te regelen en deelnemerslijsten te beheren. Ook kun je zorgen voor evaluatieformulieren, verslaglegging en terugkoppeling richting de medewerker of leidinggevende.

4. Verzuim en re-integratie

Bij ziekte of langdurige afwezigheid is de HR-manager betrokken bij het gehele verzuimproces. Van de eerste ziekmelding tot re-integratie en eventueel begeleiding naar ander werk. De HR manager werkt samen met de bedrijfsarts en volgt de Wet verbetering poortwachter nauwgezet op. Ook preventie speelt hierin een rol: hoe houd je medewerkers gezond en duurzaam inzetbaar?

Wat kun jij doen? Jij zorgt dat afspraken worden ingepland, voortgangsdocumenten kloppen, formulieren tijdig verzonden worden, en het dossier altijd compleet is. Je kunt ook een signaalfunctie vervullen als termijnen dreigen te verlopen of wanneer extra aandacht nodig is.

5. Juridische zaken en wetgeving

Van contracten en cao-afspraken tot ontslagprocedures en personeelsreglementen: de HR-manager is op de hoogte van het arbeidsrecht en bewaakt dat alles juridisch correct verloopt. In complexe dossiers overlegt hij of zij met een jurist, maar een stevige basiskennis is essentieel.

Wat kun jij doen? Jij helpt bij het opstellen van standaardcontracten, houdt versies bij, archiveert documenten zorgvuldig en zorgt dat aanpassingen direct worden verwerkt. Ook kun je wijzigingen in wet- en regelgeving signaleren of checklists maken voor interne procedures.

In welke branches werkt een HR manager?

Een HR-manager komt eigenlijk in elke sector voor: van zorg en onderwijs tot de overheid, IT, retail of industrie. Overal waar mensen werken, is behoefte aan goed HR-beleid. De inhoud van de functie verschilt per branche, maar het doel blijft hetzelfde: zorgen dat medewerkers goed inzetbaar zijn en blijven.

Welke vaardigheden heeft een HR-manager nodig?

Een goede HR-manager is zowel mensgericht als zakelijk. Hieronder een paar essentiële vaardigheden:

• Communicatief sterk: luisteren, adviseren, overtuigen en soms ook lastige gesprekken voeren.
• Organisatorisch vermogen: overzicht houden over veel verschillende processen tegelijk.
• Empathie en discretie: omgaan met vertrouwelijke informatie vraagt om zorgvuldigheid en inlevingsvermogen.
• Besluitvaardigheid: knopen durven doorhakken, bijvoorbeeld bij conflicten of reorganisaties.
• Kennis van arbeidsrecht en HR-trends: je moet weten wat er speelt, ook op beleidsniveau.

Ook voor HR-assistenten zijn deze vaardigheden belangrijk. In jouw rol draait het vaak om nauwkeurigheid, structuur, overzicht houden en het signaleren van kansen om processen slimmer en efficiënter te maken. Wil je meer weten over welke secretaresse vaardigheden het verschil maken? Lees dan het artikel ‘Verborgen secretaresse vaardigheden die het verschil maken’.

Welke opleiding heb je nodig voor HR?

Veel HR-managers hebben een hbo- of wo-opleiding in een richting als Human Resource Management, Personeel & Arbeid of Bedrijfskunde. Ook zijn er veel professionals die via een omweg in HR zijn beland en zich via post-hbo opleidingen of cursussen hebben gespecialiseerd.

Enkele bekende HR-opleidingen:

• Hbo-Human Resource Management
• Post-hbo HR Business Partner
• Leergang Arbeidsrecht
• Training Gespreksvaardigheden voor HR-professionals

Voor wie al in een ondersteunende functie werkt, zoals managementassistent of office manager, kan het interessant zijn om HR-gerelateerde taken op zich te nemen of door te groeien via een gerichte opleiding. Denk bijvoorbeeld aan de opleiding HR-Assistent of de training Praktijkopleiding Personeelszaken (PPZ). Deze opleidingen zijn praktijkgericht en sluiten goed aan bij ondersteunende rollen binnen HR.

Een HR-manager is meer dan alleen een personeelsbeheerder. Het is iemand die actief bijdraagt aan het succes van een organisatie door beleid te ontwikkelen dat mensen in hun kracht zet, groei stimuleert en verbinding creëert. Maar die impact maak je niet alleen. De samenwerking met een nauwkeurige, proactieve HR-assistent is hierin onmisbaar. Door goed op elkaar ingespeeld te zijn, versterken jullie elkaar: de HR-manager zet de strategische lijn uit, terwijl de ondersteuner zorgt dat die plannen soepel en professioneel worden uitgevoerd. Samen vormen jullie een team dat niet alleen zorgt voor een sterke HR-afdeling, maar ook bijdraagt aan betere bedrijfsresultaten en een positieve werkcultuur.