Efficiënt personeelsdossiers beheren doe je zo

Als managementondersteuner ben je vaak ook betrokken bij HR-taken, zoals het opstellen van contracten, bijhouden van beoordelingen en verwerken van ziekmeldingen. Een goed georganiseerd personeelsdossier is hierbij essentieel, zowel voor de werknemer als de werkgever. Het zorgt ervoor dat alle belangrijke informatie overzichtelijk en actueel blijft, en het ondersteunt bij het naleven van arbeidswetgeving en interne processen. Maar hoe zorg je ervoor dat personeelsdossiers op de juiste manier worden bijgehouden en voldoen aan alle regels? In dit artikel geven we je praktische tips om dit efficiënt aan te pakken.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een verzameling van alle belangrijke documenten en informatie met betrekking tot een werknemer. Denk hierbij aan arbeidscontracten, beoordelingen, verlofaanvragen en ziektemeldingen. Het personeelsdossier moet altijd up-to-date zijn en voldoen aan de privacywetgeving (AVG). Voor een managementondersteuner die belast is met HR-taken is het belangrijk om te weten welke informatie hierin thuishoort en hoe je deze gegevens het beste kunt organiseren.

Tip 1: Zorg voor een duidelijke structuur

Zonder een goede structuur kan het bijhouden van een personeelsdossier snel onoverzichtelijk worden. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elk dossier duidelijk en gestructureerd is. Een handige aanpak is om het dossier op te splitsen in verschillende categorieën, zoals:

• Contracten en afspraken: hierin bewaar je het arbeidscontract, eventuele aanvullende overeenkomsten over bijvoorbeeld studiekosten en afspraken zoals bonussen of verlofregelingen.
• Beoordelingen en ontwikkelgesprekken: hier verzamel je de verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingsformulieren en persoonlijke ontwikkelingsplannen.
• Verzuim en verlof: noteer hier alle ziektemeldingen, re-integratieverslagen en verlofaanvragen van de werknemer.

Door een vaste indeling te hanteren, voorkom je dat documenten zoekraken en kun je gemakkelijk iets terugvinden wanneer dat nodig is. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook verwarring.

Tip 2: Houd de dossiers up-to-date

Personeelsdossiers moeten altijd up-to-date zijn. Dit houdt in dat je regelmatig moet nagaan of alle informatie nog klopt. Zo moet een promotie van een medewerker direct worden verwerkt in het dossier, en ook persoonlijke wijzigingen, zoals een nieuw adres of contactgegevens, moeten meteen worden aangepast.

Daarnaast is het ook belangrijk om oude, niet-relevante documenten op tijd te archiveren of te verwijderen, waarbij je rekening houdt met de wettelijke bewaartermijnen. Door het dossier regelmatig bij te werken, blijf je als managementondersteuner altijd goed voorbereid en voorkom je fouten of verwarring in je HR-taken.

Tip 3: Beveilig digitale personeelsdossiers optimaal

In het huidige digitale tijdperk worden personeelsdossiers bijna altijd elektronisch opgeslagen. Dit maakt het makkelijker om gegevens bij te houden, maar brengt ook extra verantwoordelijkheid met zich mee op het gebied van beveiliging en privacy.

De wettelijke regels voor personeelsdossiers zijn vastgelegd in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Persoonsgegevens in personeelsdossiers mogen alleen worden verzameld en verwerkt voor specifieke, expliciete en legitieme doelen. Dit betekent dat je alleen gegevens mag opslaan die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, zoals het bijhouden van salarisadministratie, contracten en beoordelingen. De dossiers moeten up-to-date zijn en mogen niet langer worden bewaard dan nodig. Zo mogen identiteitskaarten en paspoorten maximaal 5 jaar worden bewaard. En mogen gegevens met betrekking tot de salarisadministratie maximaal 7 jaar worden bewaard. Natuurlijk moeten de personeelsdossiers ook goed beveiligd zijn tegen ongeoorloofde toegang.

Wat verder ook goed is om te weten, is dat werknemers het recht hebben om hun eigen personeelsdossier in te zien en om correctie of verwijdering van onjuiste gegevens te verzoeken. Als managementondersteuner moet je er dus voor zorgen dat dit recht wordt gerespecteerd en dat er een duidelijk proces is voor inzageverzoeken.

Om de beveiliging van digitale personeelsdossiers te waarborgen, zou je de volgende stappen moeten ondernemen:

• Gebruik beveiligde cloudopslag: werk met HR-software die voldoet aan de AVG-vereisten en zorg ervoor dat alle gegevens veilig worden opgeslagen in de cloud. Vermijd het lokaal opslaan van documenten op persoonlijke apparaten.
• Sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie: zorg ervoor dat je regelmatig wachtwoorden bijwerkt en gebruik maakt van tweestapsverificatie om toegang tot dossiers extra te beveiligen.
• Toegangsrechten beperken: Zorg ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de personeelsdossiers.
• Regelmatige back-ups: Maak regelmatig back-ups van de personeelsdossiers om dataverlies te voorkomen, bijvoorbeeld door technische storingen of cyberaanvallen.

Leestip: Wat zijn de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bewaartermijnen in 2024?

De voordelen van een goed bijgehouden personeelsdossier

Als managementondersteuner is het bijhouden van een personeelsdossier niet alleen voldoen een (wettelijke) verplichting, maar ook een manier om efficiënter te werken. Een up-to-date en goed georganiseerd dossier zorgt ervoor dat je snel kunt schakelen wanneer je bepaalde informatie nodig hebt. Daarnaast draagt het bij aan een soepele samenwerking met HR, omdat je altijd de juiste gegevens paraat hebt. Ook kunnen goed bijgehouden dossiers bijdragen aan betere besluitvorming, zoals bij salarisverhogingen of promoties.

Bovendien helpt een correct bijgehouden personeelsdossier om juridische problemen te voorkomen. Wanneer er bijvoorbeeld een conflict ontstaat over arbeidsvoorwaarden of verzuim, kan een volledig en kloppend dossier duidelijkheid verschaffen en bijdragen aan een eerlijke oplossing.