De leidinggevend secretaresse

door Ingeborg · 5 januari 2020

Je bent een collega die meewerkt en die, naast een inhoudelijke bijdrage ook een leidinggevende rol heeft. Hoe begeleid je een team van secretaresses? In dit artikel hebben we een aantal praktische tips voor je!

Beoordelen

In elk team moet je de afweging maken tussen de belangen van het individu en de belangen van de groep. Alle teamleden hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid. En elk lid levert hierin vervolgens een eigen bijdrage. Als je op een secretariaat werkt waar de productie per persoon gemeten kan worden, dan kun je als leidinggevend secretaresse iedereen met dezelfde maatstaven beoordelen. Secretariaatswerk is alleen niet altijd even gemakkelijk te meten. Het lijkt mij overigens ook veel waardiger om per persoon te kijken wat iemand kan en wil bijdragen in het team. Daar kun je dan als leidinggevende ook weer (individuele) afspraken over maken. Helaas kan het maken van individuele (aangepaste) afspraken wel tot scheve ogen leiden. Aan de leidinggevend secretaresse vervolgens de taak om ervoor te zorgen dat alle teamleden de verschillen van elkaar begrijpen en ook van elkaar verdragen. Dat is alleen niet altijd even gemakkelijk…

Belangen

Soms zijn er ook situaties waarin de teamleider het belang van de totale organisatie moet laten voorgaan boven het teambelang. Dit moet je als leidinggevende ook weten uit te leggen aan het team, zodat ze dit begrijpen en vervolgens ook accepteren.

Competenties

Waar moet een goede leidinggevend secretaresse allemaal aan voldoen? Ik denk dat een leidinggevend secretaresse overzicht moet kunnen bewaren en moet weten hoe zij de eindjes aan elkaar moet knopen. Ze heeft daarbij ook aandacht voor details en neemt op de juiste momenten weer een gepaste afstand. Ze weet heel goed wat er speelt, heeft gevoel en snapt ook dat andere gevoel hebben.

Ik kan nog verder gaan, maar dan wordt deze column wat te lang. Misschien kunnen we gewoon concluderen dat een leidinggevend secretaresse een superman of supervrouw moet zijn….;-)