PMO project management: van ondersteuning naar strategie

Heb jij als secretaresse interesse om meer met projecten aan de slag te gaan of misschien zelfs een stap te zetten richting projectmanagement? Dan kan de rol van PMO’er, of Project Management Officer, perfect bij jou passen. Deze functie binnen PMO project management draait om overzicht, structuur en communicatie. Maar wat doet een PMO’er nu precies? In dit artikel nemen we je mee in de wereld van projectmanagement en ontdek je waarom jij hier als secretaresse een belangrijke rol in kunt spelen.

De rol van een PMO’er uitgelegd

Binnen PMO project management draait het om het efficiënt inrichten van interne processen en het ondersteunen van meerdere projecten tegelijk. Een PMO’er is binnen projecten verantwoordelijk voor de interne organisatie. Dit houdt in dat hij of zij processen optimaliseert en standaardiseert, waardoor elk project efficiënter verloopt. Daarnaast heeft een PMO’er een ondersteunende en coördinerende rol binnen de organisatie. De taken zijn divers en verschillen per bedrijf, maar de meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• Procesbeheer en standaardisatie: Een PMO’er zorgt dat iedereen binnen projecten volgens dezelfde afspraken en methodes werkt. Hierdoor weet iedereen precies wat er moet gebeuren en hoe.
• Rapportages en administratie: Ze verzamelen informatie over hoe projecten lopen en zorgen voor overzichtelijke rapportages. Dit helpt projectmanagers en het management om sneller beslissingen te kunnen nemen.
• Training en begeleiding: PMO’ers zorgen ervoor dat medewerkers goed weten hoe ze projecttools moeten gebruiken en organiseren regelmatig trainingen of workshops.
• Plannen en resource management: Een PMO’er helpt met het plannen van middelen en medewerkers, zodat projecten optimaal draaien en niemand overbelast raakt.

Verschil tussen een PMO’er en projectmanager

Misschien denk je: “Klinkt goed, maar wat is het verschil met een gewone projectmanager?” Het belangrijkste verschil is simpel:

• Projectmanager: leidt één specifiek project van begin tot eind. Deze persoon zorgt ervoor dat het project succesvol afgerond wordt en stuurt het projectteam aan.
• PMO’er: ondersteunt meerdere projecten tegelijk, geeft structuur aan processen en helpt projectmanagers om hun werk beter te doen. De PMO’er kijkt vooral naar het totaalplaatje binnen het bedrijf.

Verschil tussen een PMO’er en Project Support Officer (PSO)

Behalve het verschil met een projectmanager, is het ook goed om het onderscheid te kennen tussen een PMO’er en een Project Support Officer (PSO). Deze functies worden soms door elkaar gehaald, maar er is een duidelijk verschil in focus:

• Project Support Officer (PSO): houdt zich vooral bezig met de uitvoerende ondersteuning van een project. Denk aan administratieve taken, het opstellen van planningen, organiseren van bijeenkomsten, notuleren en het bijhouden van actiepunten. Een PSO denkt daarnaast vaak mee over zaken als risicomanagement en voortgangsbewaking, maar blijft vooral op operationeel niveau actief.
• PMO’er: werkt meer op tactisch of zelfs strategisch niveau. Deze rol is breder en richt zich op het verbeteren en standaardiseren van projectprocessen binnen meerdere projecten of afdelingen. De PMO’er ontwikkelt richtlijnen, borgt projectkwaliteit en ondersteunt projectmanagers met structuur, rapportages en methodes.

Een PSO zit dis dicht op de uitvoering van één project, terwijl een PMO’er overzicht biedt over meerdere projecten en processen stroomlijnt voor de hele organisatie.

Handige tools voor de PMO’er

Naast taken en verantwoordelijkheden zijn er verschillende tools die een PMO’er kan inzetten om projecten efficiënt te beheren en ondersteunen. Deze tools worden veel gebruikt binnen PMO project management om structuur te bieden. Hier zijn een aantal handige voorbeelden:

• Microsoft Project: Ideaal voor projectplanning, resourcebeheer en het bewaken van deadlines.
• Trello of Asana: Gebruiksvriendelijke tools voor het overzichtelijk organiseren en verdelen van taken.
• Monday.com: Geeft een helder overzicht van projecten en deadlines en biedt visuele rapportagemogelijkheden.
• Jira: Vooral geschikt voor agile projecten en uitgebreide voortgangsrapportages.
• Power BI: Perfect voor het maken van aantrekkelijke dashboards en rapportages.
• SharePoint en Teams: Handig voor samenwerking, communicatie en het centraal beheren van projectdocumenten.
• Smartsheet: Een slimme combinatie van spreadsheets en projectmanagementtools voor planningen en statusupdates.

Kun je doorgroeien van PSO naar PMO?

Zeker! Voor veel secretaresses die al ervaring hebben met projectondersteuning of als Project Support Officer (PSO) werken, is de stap naar PMO’er een logische volgende stap. Je ontwikkelt je van een meer uitvoerende, operationele rol naar een tactisch ondersteunende functie. Door kennis op te doen over projectmethodieken, zoals PRINCE2 of Agile, en door ervaring op te bouwen in meerdere projecten, kun je doorgroeien naar een rol waarin je het overzicht bewaakt, processen verbetert en projectteams ondersteunt op hoger niveau.

Belangrijke vaardigheden die je kunt ontwikkelen om deze stap te zetten zijn:

• Procesmatig denken
• Goed kunnen rapporteren en analyseren
• Werken met tools als Microsoft Project of Power BI
• Coördineren van meerdere projecten tegelijk

Met jouw organisatorisch talent en oog voor detail ben je als secretaresse al een eind op weg richting PMO project management!