Het einde van een formele brief

Het afsluiten van een formele brief of e-mail is een belangrijk onderdeel van zakelijke correspondentie. Met een goed gekozen slotzin laat je niet alleen een professionele indruk achter, maar benadruk je ook de boodschap die je wilt overbrengen. In dit artikel vind je allerlei afsluiters, van formeel en klassiek tot modern en persoonlijk, inclusief handige tips voor internationale communicatie. Of je nu snel tot de kern wilt komen of subtiel wilt inspelen op de relatie met de ontvanger, met de juiste afsluiting zet je de puntjes op de ‘i’.

Ouderwetse afsluiters

De afsluitende zinnen hieronder zijn wat ouderwets. Ze worden mogelijk nog gebruikt in de diplomatieke wereld, vooral bij communicatie tussen internationale organisaties of in academische en/of kerkelijke correspondentie.

• In afwachting van uw gewaardeerde antwoord,
• Ik verblijf, met de meeste hoogachting,
• Hoogachtend,
• Met de meeste hoogachting,

Hoewel deze afsluiters tegenwoordig minder gebruikelijk zijn, kunnen ze nog steeds waardevol zijn in contexten waarin een hoge mate van formaliteit en respect vereist is.

Moderne formele afsluiters

Als je gaat communiceren met klanten of partners op een hoog niveau, zoals leidinggevenden of belangrijke stakeholders, is het belangrijk om een professionele en respectvolle toon te behouden. Hieronder hebben we een aantal formelere, maar toch moderne afsluiters:

• Ik hoop spoedig van u te horen.
• Met dank en vriendelijke groet,
• Ik zie uw antwoord graag tegemoet.
• Als u nog vragen heeft, dan hoor ik dat graag van u.
• Ik ben benieuwd naar uw reactie.
• Bij voorbaat dank en met vriendelijke groet,

Bovengenoemde afsluitende zinnen zijn informeler dan de traditionele Hoogachtend of Met de meeste hoogachting en behouden toch een professionele toon.

De perfecte afsluiter: kort, krachtig en duidelijk

De laatste zin van je brief of e-mail vat kort en krachtig de kern samen. Of je nu een overleg probeert te plannen of een update stuurt aan een klant, deze slotzin zorgt ervoor dat je boodschap helder blijft en verwachtingen duidelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan een zin als: ‘Ik kijk ernaar uit om maandag de vervolgstappen te bespreken,’ of ‘Laat het me weten als u vragen heeft.’ Hiermee geef je nog even aan wat er besproken is en wat je verwacht, zonder uitgebreid in herhaling te vallen. Zo’n proactieve afsluiting nodigt de lezer uit om te reageren. Nog een laatste vriendelijke afsluiter, zoals ‘Met vriendelijke groet,’ en je bericht is professioneel én persoonlijk afgerond.

De zin ‘In afwachting van uw reactie’ als formele afsluiter

De zin ‘In afwachting van uw reactie’ is een veelgebruikte afsluiter voor formele brieven. Het combineert beleefdheid met duidelijkheid en maakt op een respectvolle manier duidelijk dat je een antwoord verwacht. Hieronder lees je hoe je de zin effectief kunt toepassen in zowel e-mails als brieven.

Voorbeeld in formele e-mails:

Geachte heer/mevrouw [Achternaam],

Dank u voor uw tijd en aandacht voor mijn voorstel. In de bijlage vindt u de gedetailleerde informatie.

In afwachting van uw reactie, verblijf ik,

Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functie]

Voorbeeld in formele brieven:

In een formele brief werkt deze zin uitstekend om professionaliteit en beleefdheid uit te stralen, terwijl je duidelijk maakt dat je een antwoord verwacht:

Voorbeeld:

Geachte heer/mevrouw [Achternaam],

Hierbij zend ik u het gedetailleerde voorstel zoals besproken tijdens ons laatste gesprek. Ik kijk uit naar uw feedback en eventuele vragen.

In afwachting van uw reactie, verblijf ik,

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]

In dit voorbeeld wordt de zin gebruikt na het verstrekken van alle benodigde informatie en het benadrukken van de verwachtingen. Dit maakt de boodschap helder en professioneel.

Persoonlijke afsluiters

In sommige gevallen kan een iets creatievere of meer persoonlijke afsluiter passend zijn, vooral wanneer je een sterke relatie hebt opgebouwd.

• Fijne dag gewenst,
• Laat het me weten als je vragen hebt,
• Met alle goeds,

De juiste afsluiter kiezen voor je brief

Stem je afsluitende zin altijd af op de band die je met de ontvanger hebt. Ken je iemand nog niet zo goed? Ga dan voor een formele afsluiting, zoals eerder genoemd. Maar naarmate je vaker contact hebt en de relatie wat losser wordt, kun je best kiezen voor een persoonlijkere afsluiting, zoals ‘Fijne dag gewenst’ of ‘Hartelijke groet’. Zo maak je je brief of e-mail net wat persoonlijker.

Afkortingen in de afsluitende zin

Voorkom afkortingen zoals bijvoorbeeld: Gr, grts, of Mvg. Dit kan respectloos overkomen. Wil je toch afkortingen in je formele brief gebruiken? Gebruik ze dan wel op de juiste manier. Er zijn algemene regels voor afkortingen te vinden op de website van Onze Taal.

De ondertekening

In veel organisaties zijn over de ondertekening van e-mails en brieven afspraken gemaakt. En die afspraken staan vaak in een huisstijl-handboek. Hieronder hebben we een voorbeeld staan van een gebruikelijke afsluiting van een brief.

Met vriendelijke groeten,
<bedrijfsnaam>,

<handtekening>

<voorletter(s) en achternaam>
<functie>

Het afsluiten van formele e-mails

Een goed gekozen afsluiter laat zien dat je aandacht hebt voor de relatie en context, wat professionaliteit uitstraalt. Zorg ervoor dat je e-mails goed afsluit door rekening te houden met wie je schrijft en de toon van je bericht. Houd het consistent en voeg een duidelijke actie toe. Probeer om een persoonlijk noot toe te voegen, daar waar mogelijk. En vergeet ook vooral niet om je naam en contactgegevens te vermelden. Op die manier laat je een goede indruk achter.

Voorbeelden:

1. Bij voorbaat dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groeten, [Jouw Naam] [Jouw Functie] [Bedrijfsnaam] [Telefoonnummer]
2. Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, [Jouw Naam] [Jouw Functie] [Bedrijfsnaam] [Telefoonnummer]
3. Ik hoor graag van u voor [datum]. Met vriendelijke groet, [Jouw Naam] [Jouw Functie] [Bedrijfsnaam] [Telefoonnummer]

Formele afsluiters voor internationale correspondentie

In internationale zakelijke communicatie speelt de culturele achtergrond van de ontvanger een belangrijke rol. Wat in Nederland als formeel en respectvol wordt beschouwd, kan in andere landen soms juist als afstandelijk of overdreven overkomen. Zo zijn Amerikanen vaak wat informeler in hun afsluiters, terwijl Duitsers een striktere vorm van beleefdheid en formaliteit hanteren. Bij communicatie met klanten in andere landen kan het dus zinvol zijn om even stil te staan bij de gepaste toon en afsluiting in die cultuur. Een veilige optie in internationale correspondentie is bijvoorbeeld ‘Best regards’ of ‘Yours sincerely’ in het Engels, terwijl in Nederland “Met vriendelijke groet” meestal gepast is. In het Duits is ‘Mit freundlichen Grüßen’ een veelgebruikte en formele afsluiter.

Tip: vermijd al te informele afsluiters als “Cheers” of afkortingen zoals “BR” (Best Regards), omdat dit soms verkeerd kan worden opgevat. Kortom, kies bij internationale contacten voor afsluiters die beleefd en neutraal zijn, om misverstanden te voorkomen.

Meer praktische taaltips lezen?

• Handige taalweetjes: wat is juist?
• Wanneer gebruik je dan, en wanneer gebruik je als?
• Ervanuit gaan of er van uitgaan of ervan uitgaan of er vanuit gaan?

Abonnement op gratis nieuwsbrief

De SecretaresseNet nieuwsbrief staat boordevol handige tips en artikelen, speciaal voor de ambitieuze Secretaresse en Support Professional. Wekelijks bespreken we hierin de nieuwste ontwikkelingen en trends uit ons vakgebied. Wil jij ook een gratis abonnement? Vul dan hieronder je gegevens in.