Personificatie: maak je communicatie menselijker en effectiever

De manier waarop je communiceert – of dat nu in e-mails, presentaties of rapporten is – bepaalt hoe je boodschap overkomt. Maar wist je dat je teksten veel levendiger en aantrekkelijker kunt maken met personificatie? Dit is een stijlfiguur waarbij je objecten, bedrijven of concepten menselijke eigenschappen geeft.

Denk hierbij eens aan een e-mail die begint met:

Ons bedrijf groeit en bloeit dankzij onze klanten.

In plaats van:

Ons bedrijf behaalt goede resultaten.

De eerste zin spreekt veel meer tot de verbeelding. Maar hoe pas je personificatie praktisch toe in je werk als support professional? En wanneer is het juist niet handig? In dit artikel duiken we in de kracht van personificatie en geven we praktische voorbeelden om jouw dagelijkse communicatie nog beter te maken.

Wat is personificatie precies?

Personificatie is dus een stijlfiguur waarbij je een object, een organisatie of een abstract begrip menselijke eigenschappen geeft. Hierdoor wordt je boodschap beeldender en komt deze levendiger over. Je gebruikt personificatie waarschijnlijk vaker dan je doorhebt. Denk hierbij aan zinnen zoals:

• De cijfers spreken voor zich.
• De planning laat geen ruimte voor extra afspraken.
• Het document verdween spoorloos in de mappenstructuur.

Cijfers kunnen niet praten, een planning heeft geen controle en een document kan niet zelf verdwijnen, maar door deze stijlfiguur voelt de boodschap minder zakelijk en afstandelijk aan.  Als support professional schrijf je ook regelmatig e-mails, notulen en interne berichten. Personificatie kan je helpen om je teksten aantrekkelijker en makkelijker leesbaar te maken, zolang je het natuurlijk wel op de juiste manier inzet.

Waarom is personificatie handig voor support professionals?

Omdat jij als support professional natuurlijk ook dagelijks te maken hebt met communicatie: je schrijft e-mails, verslagen, notulen en interne mededelingen. Vaak moet je ervoor zorgen dat je boodschap helder en prettig leesbaar is, zonder dat het te afstandelijk of formeel wordt. Personificatie helpt je daar dus bij en maakt je teksten:

Aantrekkelijker en makkelijker te lezen: een e-mail met een vriendelijke en beeldende toon leest prettiger dan een droge opsomming van feiten.

Vergelijk:

• Het systeem is geüpdatet.
  • Het systeem heeft een slimme upgrade gekregen en werkt nu efficiënter.

Begrijpelijker bij complexe informatie: als je een ingewikkeld proces uitlegt, helpt personificatie om het toegankelijker te maken.

Bijvoorbeeld:

• De procedure is veranderd.
  • De nieuwe procedure begeleidt je stap voor stap door het proces.

Menselijker en minder afstandelijk: een vriendelijke toon zorgt ervoor dat je tekst beter wordt ontvangen, vooral in e-mails naar collega’s of klanten.

Bijvoorbeeld:

• Uw verzoek wordt verwerkt.
  • Ons team kijkt met zorg naar uw verzoek en laat u snel iets weten.

Met zulke kleine aanpassingen voelen je berichten persoonlijker en duidelijker aan, zonder dat ze minder professioneel worden.

Hoe gebruik je personificatie in je werk?

In e-mails en zakelijke correspondentie

E-mails vormen een groot deel van je dagelijkse communicatie. Een beetje personificatie kan helpen om je berichten levendiger te maken, zonder dat ze te losjes worden.

Voorbeelden:

• Uw aanvraag is in behandeling.
  • Onze administratie buigt zich over uw aanvraag en laat snel iets weten.
• Het beleid is aangepast.
  • Het beleid speelt in op de nieuwste ontwikkelingen.

Met zulke kleine aanpassingen voelt de boodschap direct persoonlijker en minder formeel aan.

In verslagen en notulen

Notulen en rapporten kunnen soms wat droog zijn. Een subtiele personificatie kan helpen om ze leesbaarder te maken.

Voorbeelden:

• Er zijn verbeteringen doorgevoerd in het CRM-systeem.
  • Het CRM-systeem is slimmer geworden en ondersteunt nu beter het klantbeheer.
• De vergadering duurde langer dan gepland.
  • De vergadering liep uit omdat er veel tijd werd besteed aan de details.

Hierdoor blijft de inhoud zakelijk, maar voelt de tekst prettiger aan om te lezen.

In Social Media en interne communicatie

Werk je aan de interne nieuwsbrief of beheer je de socialmedia-accounts van je organisatie? Dan kan personificatie bijdragen aan een aantrekkelijkere schrijfstijl.

Voorbeelden:

• We hebben een nieuw opleidingsprogramma.
  • Onze nieuwe opleiding geeft je de tools om je skills te verbeteren.
• Het bedrijf groeit snel.
  • Ons bedrijf is volop in beweging en blijft groeien.

Een kleine verandering, maar het trekt net wat meer de aandacht.

Wanneer moet je oppassen met personificatie?

Hoewel personificatie een krachtige tool is, werkt het niet in alle situaties. Hier zijn momenten waarop je voorzichtig moet zijn:

1. Bij juridische of formele documenten: in contracten of beleidsstukken is objectieve taal beter.
2. Bij gevoelige of serieuze onderwerpen: bijvoorbeeld bij slecht nieuws of conflicten. Een zin als “Het bedrijf worstelt met financiële uitdagingen” kan te licht overkomen.
3. Wanneer duidelijkheid belangrijker is dan stijl: soms moet een boodschap kort en zakelijk blijven.
   Gebruik personificatie dus vooral waar het een tekst verrijkt, maar vermijd het in situaties waarin het de boodschap minder serieus zou laten overkomen.

Zelf aan de slag: oefening voor support professionals

Wil je personificatie oefenen? Probeer dan deze zinnen dan menselijker te maken:

• De vergadering is uitgesteld.
• De planning is aangepast.
• De server is offline.

Tip: Denk na over welke menselijke eigenschappen je aan de onderwerpen kunt geven.

Meer artikelen met taaladviezen lezen?

• Wanneer gebruik je dan, en wanneer gebruik je als?
• Wanneer schrijf je ‘bij deze’ of ‘bij dezen’?
• Efficiënt communiceren: veelgebruikte zakelijke afkortingen