Verbeter je schrijfvaardigheid als secretaresse

Als secretaresse is het van groot belang om helder en correct te communiceren, zowel in gesproken als geschreven vorm. Een goede beheersing van de Nederlandse taal is daarbij onmisbaar. Om je schrijfvaardigheid als secretaresse te verbeteren hebben we een aantal strategieën voor je.

#1 Gebruik komma’s op de juiste manier

Het correct plaatsen van komma’s is essentieel voor een vloeiende en begrijpelijke tekst. Hieronder hebben we een aantal basisregels voor het gebruik van komma’s.

• Tussen opsommingen: Gebruik een komma om items in een opsomming te scheiden. Bijvoorbeeld: Ik hou van appels, bananen en druiven.
• Bijvoeglijke bijzinnen: Plaats een komma vóór een bijvoeglijke bijzin die niet essentieel is voor de zin. Bijvoorbeeld: Het boek, dat ik gisteren heb gekocht, is erg interessant.
• Tussen hoofdzinnen: Gebruik een komma om twee hoofdzinnen te scheiden die verbonden zijn door een voegwoord zoals ‘en’, ‘maar’ of ‘want’. Bijvoorbeeld: Hij houdt van wandelen, maar hij haat hardlopen.
• Bijzin aan het begin van de zin: Als de zin begint met een bijzin, plaats dan een komma na de bijzin. Bijvoorbeeld: Omdat het regende, bleef ik binnen.
• Na een voegwoord: Plaats een komma na voegwoorden zoals ‘echter’, ‘daarom’, ‘vervolgens’, etc., als ze aan het begin van de zin staan. Bijvoorbeeld: Daarom, besloten we om vroeger te vertrekken.

Het juiste gebruik van komma’s kan de leesbaarheid van de tekst bevorderen. Let wel op dat je in een tekst ook weer niet teveel komma’s gaat gebruiken, omdat dit de leesbaarheid juist weer kan verminderen.

#2 Gebruik een actieve schrijfstijl

Bij actief schrijven ligt de nadruk op de handeling die wordt uitgevoerd door het onderwerp van de zin.

Voorbeelden van actieve zinnen

In actieve zinnen voert het onderwerp de handeling uit:

• Zij schreef een brief aan haar vriendin.
• De kok bereidt het diner voor vanavond.
• Hij repareert de kapotte fiets.

Voorbeelden van passieve zinnen

Een passieve zin maakt gebruik van het hulpwerkwoord worden in combinatie met het voltooid deelwoord van een werkwoord om aan te geven dat het onderwerp van de zin de handeling ondergaat, in plaats van de handeling uit te voeren. Het hulpwerkwoord zijn wordt vaak gebruikt in passieve constructies om acties aan te geven die in het verleden hebben plaatsgevonden.

• Een brief werd geschreven aan haar vriendin.
• Het diner voor vanavond wordt bereid door de kok.
• De kapotte fiets wordt gerepareerd door hem.

Zoals je hierboven kunt lezen maakt actief schrijven de zin directer en levendiger. Zo maak je de tekst makkelijker te begrijpen voor de lezer.

#3 Maak je tekst overzichtelijk

Om de aandacht van de lezer vast te houden, is het belangrijk dat de tekst overzicht creëert en makkelijk te lezen is. Je wil natuurlijk de aandacht van de lezer vasthouden. Gelukkig hebben we daar ook een aantal strategieën voor:

• Gebruik witregels en alinea’s
  Door witregels en alinea’s te gebruiken, breek je de tekst in behapbare stukken, waardoor de lezer niet overweldigd raakt en de tekst gemakkelijker te volgen is.
• Tussenkopjes gebruiken
  Tussenkopjes helpen de tekst te structureren en de lezer te leiden naar specifieke secties of onderwerpen.
• Gebruik van opsommingstekens
  Het gebruik van opsommingstekens maakt belangrijke punten gemakkelijker te identificeren en verhoogt de scanbaarheid van de tekst.

Door deze strategieen toe te passen, maak je je tekst overzichtelijk èn aantrekkelijk voor de lezer! Zo komt je boodschap een stuk beter over.

#4 Voorkom dubbelzinnigheid

Dubbelzinnigheid in een tekst kan leiden tot verwarring bij de lezer, omdat de zin meerdere mogelijke interpretaties kan hebben.

Voorbeeld 1:

• Hij zag haar met de verrekijker.

Deze zin kan suggereren dat hij haar zag terwijl hij door een verrekijker keek, of dat hij haar zag terwijl zij een verrekijker bij zich had.

Een betere zin is:

• Hij zag haar door de verrekijker die hij bij zich had.

Voorbeeld 2:

• De leraar vertelde de studenten dat ze hun boeken moesten sluiten.

Het is niet duidelijk of de leraar vertelde dat de studenten hun eigen boeken moesten sluiten of dat de leraar de boeken van de studenten moest sluiten.

Een betere zin is:

• De leraar vertelde aan de studenten dat ze hun eigen boeken moesten sluiten.

Het vermijden van dubbelzinnigheid vereist nogal wat precisie in je schrijfvaardigheid. Toch is het belangrijk om zinnen te formuleren die slechts één mogelijke interpretatie hebben, zodat de lezer de boodschap zonder verwarring de tekst begrijpt.

#5 Vermijd tangconstructies

Een tangconstructie ontstaat wanneer een bijzin tussen twee delen van de hoofdzin wordt geplaatst, waardoor de zin langer en moeilijker te begrijpen wordt. Het is beter om bijzinnen aan het begin of aan het einde van de zin te plaatsen. Zo maak je de tekst beter leesbaar en verbeter je de schrijfvaardigheid als secretaresse nog een stukje!

Voorbeeld 1:

De vergadering, die aanvankelijk gepland was voor dinsdagmiddag, werd verplaatst naar woensdagochtend, vanwege een conflictsituatie.

Deze zin heeft een bijzin die tussen twee delen van de hoofdzin is geplaatst, wat de leesbaarheid vermindert.

Een betere zin is:

De vergadering werd vanwege een conflictsituatie verplaatst van dinsdagmiddag naar woensdagochtend, zoals aanvankelijk gepland.

Voorbeeld 2:

De klant, die onlangs een nieuwe overeenkomst had getekend, stuurde een e-mail met vragen over het contract.

Een betere zin is:

De klant stuurde een e-mail met vragen over het contract, nadat hij onlangs een nieuwe overeenkomst had getekend.

Door deze taaladviezen toe te passen, kan je je schrijfvaardigheid als secretaresse naar een hoger niveau tillen en zo je professionele impact nog verder vergroten.

Cursus brieven schrijven

Wil jij vlotter en met meer gemak klantgerichte brieven en e-mails schrijven?
Bekijk en vergelijk dan hier alle aanbieders en vraag meteen een brochure aan.