Verlof in zicht? 7 tips voor je out-of-officebericht
Een gepast out-of-office berichtje doet wonderen, ook tijdens het eindejaar wanneer heel wat mensen er een paar dagen tussenuit knijpen. Deze 7 tips vertellen hoe je dat doet.
- Plan B: geef aan dat je even niet beschikbaar bent, maar biedt tegelijkertijd ook een oplossing voor jouw afwezigheid. Niets is immers zo frustrerend als droogweg mee te delen dat je niet beschikbaar bent. Een telefoonnummer of e-mailadres in je out-of-office bericht doet vaak wonderen.
- Zet jouw collega’s aan het werk: best is dat de persoon die van jou wat wil gedaan krijgen, onmiddellijk beroep kan doen op iemand anders zodoende dat hij of zij niet met de vingers moet draaien tijdens jouw afwezigheid. Spreek wel af met de collega in kwestie.
- Lang, langer, langst: het vergemakkelijkt het leven van de klanten/collega’s die jou nodig hebben beduidend als ze weten tot wanneer je afwezig bent. Niets zo vervelend als droogweg in je out-of-office bericht te melden dat je niet op kantoor bent zonder meer.
- Grapje: het wordt ook wel eens aangeraden om je out-of-office bericht een ludiek karakter mee te geven. Dat kan, maar wees er spaarzaam mee. Werk je voornamelijk met je collega’s, dan kan dat perfect. Ben je bijvoorbeeld iemand die nieuwe klanten prospecteert laat dit soort out-of-office berichten dan achterwege. Voor buitenstaanders komen dit soort grappige out-of-office berichten immers niet zo professioneel over.
- Bondig en to-the-point: wees niet langdradig. Niet iedereen heeft er behoefte aan te weten waar je bent, wat je doet en waarom je dat doet. Wat de meesten wel willen weten is wie jou tijdens jouw afwezigheid vervangt zodat zij verder kunnen.
- Engagement: bedoeling is dat diegene die jou wil bereiken ook zijn plan kan trekken zonder dat jij er bent. Dat betekent niet dat jij er van af bent, gewoon omdat je even met vakantie gaat. Verduidelijk in je out-of-officebericht dan ook dat je de e-mail in kwestie, ook indien je collega die net heeft behandeld, verder zal opvolgen bij je terugkomst. Dat is een teken van engagement naar je gesprekspartner.
- Het begin van het einde: wat je zegt in je out-of-office bericht is erg belangrijk maar even belangrijk is hoe je je bericht beëindigd. Doet dat bijvoorbeeld met ‘Bedankt voor uw begrip’ of ‘Sorry voor het ongemak’.
@4: nog nooit van gehoord, dat advies…? Bovendien kun je in Outlook twee Boodschappen instellen, eentje voor interne en eentje voor externe afzenders.
@6: lijkt me geen engagement, maar dubbel werk en dus niet efficient. Opvolgen is alleen nodig als ik niet of niet helemaal ben geholpen door je collega.
@7: geloof niet dat ik me zou verontschuldigen voor afwezigheid… Als er voldoende vervanging is, is het prima zo. Hopelijk kom je uitgeruster terug! 😉
Kan me wel vinden in de reactie van Karen. Ik zie mijn out of office reply als iets zakelijks waarmee je wie dan ook laat weten dat je er niet bent, wanneer je terug bent en wie jou waarneemt. Indien noodzaak reageer ik bij terugkomst.
Ik ga er vanuit dat de mailer bij mijn waarnemer terecht is gekomen, dat hoor ik bij terugkomst wel.
Ik sluit af met mijn handtekening. Niet met een excuus. Moet ik sorry zeggen omdat ik mijn verdiende vakantie geniet?