Zakelijke correspondentie

door Ingeborg · 22 augustus 2012

Ondanks dat we steeds vaker informatie per e-mail uitwisselen, blijft de zakelijke brief nog altijd een veelgebruikt communicatiemiddel. In de loop der tijd zijn de richtlijnen vaak veranderd. Zo is het taalgebruik persoonlijker en moderner geworden. Er zijn natuurlijk vele verschillende typen zakelijke brieven.

Klachtenbrieven

Of de klager nu wel of geen gelijk heeft, het is altijd van groot belang dat hij netjes antwoord krijgt. Besteed meteen in de eerste alinea aandacht aan de klacht: herhaal de klacht van de klant en zijn wens. In de tweede alinea vermeld je of de klant in zijn gelijk wordt gesteld. Als dat niet het geval is dan leg je altijd uit waarom je niets aan de klacht kunt doen.

Uitnodigingen

Deze schrijf je bijvoorbeeld als je zakelijke relaties wilt uitnodigen voor een borrel, een vergadering of als je hem of haar wilt feliciteren met de opening van een nieuwe vestiging. Vertel in deze brieven altijd waarom en waarvoor je iemand uitnodigt. Ook het wanneer en waar iets plaatsvindt is natuurlijk heel belangrijk.

Facturen

De ontvanger moet in een oogopslag zien wat hij moet betalen en aan wie. Wat moet er op een factuur staan?

Het omzetbelastingnummer;
Het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd;
De factuurdatum;
Naam en adres;
De naam en het adres van uw afnemer;
De datum van de levering of de dienst;
De hoeveelheid en soort geleverde goederen;
De omvang en de soort geleverde diensten;
Per omzetbelastingtarief:
- de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting;
- eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
- het toegepaste BTW-tarief;
- de vergoeding;
Bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum;
Het omzetbelasting bedrag.

Betalingsherinneringen

Probeer een herinneringsbrief altijd zo concreet en vriendelijk mogelijk te schrijven. Richt een herinnering altijd aan een persoon, vaak komen herinneringen anders op de grote hoop terecht. Betaalt de klant niet? Bel de klant dan eerst even op om te vragen waarom hij nog niet betaald heeft. Wellicht heeft deze goede klant problemen en kun je een betalingsregeling met hem afspreken. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan zit er niets anders op dan een incassobureau te raadplegen.

Offertes

Een offerte schrijf je om een formele aanbieding voor de werkzaamheden te doen. De volgende punten staan altijd in een offerte:

een omschrijving van de werkzaamheden
de plaats waar het werk uitgevoerd gaat worden
de begin- en einddatum van het werk (de planning)
voor technische werken geld dat er eventuele tekeningen en berekeningen van het werk omschreven dienen te worden
de kosten van de opdracht en de btw daarover
betalingstermijnen
de geldigheidsduur van de offerte
eventuele stelposten (een stelpost is een schatting als je geen duidelijke inschatting kan maken of de exacte kosten, dit komt veel voor bij aannnemers)
de algemene voorwaarden van het bedrijf
ook wat niet inbegrepen is in de opdracht, dit is heel belangrijk om misverstanden te voorkomen
Zorg voor een mooie opmaak van de offerte. Verzend de offerte met een begeleidende brief erbij, dat komt veel persoonlijker over.

Bevestigingsbrieven

Deze stuur je om bijvoorbeeld de gemaakte afspraken bevestigen. Dit kan het geval zijn als er juridische consequenties aan de gemaakte afspraken zijn verbonden. Probeer een bevestigingsbrief zo kort en krachtig mogelijk op te stellen. Voor alle brieven die je schrijft geldt altijd dat deze foutloos de deur uit gaan! Alleen de spellingscontrole van Word is niet voldoende, laat je brief door een collega nalezen. Vaak ziet hij of zij iets waar jij per ongeluk overheen heb gelezen.