Een vergadering organiseren

In dit artikel geven we je tips om rekening mee te houden tijdens, voor en na vergaderingen.

Het doel van de vergadering

Een vergadering organiseren begint altijd met nagaan welk doel de vergadering heeft. Het doel kan per vergadering verschillen. Is dat bijvoorbeeld alleen het doorgeven van informatie aan de deelnemers of alleen het geven van instructies? Misschien moeten er beslissingen worden genomen? Of moet er een probleem opgelost worden? Een vergadering snoept al snel een uur of twee van je dag af. Het zou dus zonde zijn als blijkt dat dit voor niets is geweest.

De inrichting van de zaal

Als je weet met welk doel je vergadert, dan kun je vaak ook inschatten welke opstelling in de zaal het meest handig is. Hieronder hebben we de verschillende soorten opstellingen voor je op een rij gezet.

• U-vormopstelling – de tafels staan in de vorm van een “u”. De stoelen staan er netjes achter.
• Cabaretopstelling – bij iedere tafel staan een aantal stoelen opgesteld, meestal 5 of 6.
• Carré opstelling – de tafels staan in een vierkant, de stoelen staan omheen.
• Examenopstelling – tafels staan los van elkaar, ieder heeft een eigen tafel.
• Schoolopstelling – vergelijkbaar met “school”: twee tafels naast elkaar (aan elkaar) en 1 persoon per tafel.
• Theateropstelling – stoelen in rijen, zonder tafel. Vergelijkbaar bij het theater/de bioscoop.

Tip: zorg dat iedereen elkaar goed kan zien, zodat je (mogelijk) wat interactie stimuleert!

Catering

Hoe lang duurt de vergadering? Is het maar een uurtje, dan hoef je vaak alleen maar koffie, thee en/of water te regelen.Duurt de vergadering echt de hele ochtend of middag, zorg dat ook voor een versnapering en laat eventueel een keer de koffie en thee verversen.

Virtueel vergaderen

Tegenwoordig is fysiek bij elkaar komen niet altijd meer noodzakelijk. Kijk daarom ook eens naar de mogelijkheden van een virtuele variant. Bijvoorbeeld videobellen of een videoconference mogelijkheid.

Intern of extern vergaderen

Vanuit efficiency en kostenoverwegingen vinden veruit de meeste ‘doorsnee’ vergaderingen intern plaats. En als je toch extern een vergaderruimte moet boeken, lees dan ook dit artikel eens “5 voordelen om eens te kiezen voor vergaderen buiten de deur”.

SharePoint

Een SharePoint omgeving helpt je het overzicht te houden tijdens het plannen van een vergadering. De uitnodigingen, reminders, vergderstukken en wijzigingen in het programma communiceer je naar de deelnemers via deze omgeving. Wil je meer weten over SharePoint? Oriënteer je dan gratis op een cursus SharePoint.

De dag zelf

Is de dag van de vergadering aangebroken? Zorg ervoor dat je alle afspraken omtrent inrichting, setting en catering op tijd controleert. En vergeet ook niet om de audiovisuele voorzieningen te testen!

Notuleren

Notuleren is van groot belang voor het bijhouden van besluiten en uitkomsten tijdens vergaderingen. De notulist moet objectief en neutraal datgene kunnen selecteren wat belangrijk is uit hetgeen wat gezegd is. Lees ook deze praktische notuleertips eens!

Nog een paar tips…

• Start op het afgesproken tijdstip.
• Zorg dat je ook op tijd afrondt.
• Nodig alleen de mensen uit die er absoluut bij moeten zijn. Hoe meer mensen er deelnemen aan een vergadering, hoe meer mensen er door elkaar heen gaan praten en hoe minder er dus uiteindelijk wordt besloten en gedaan.
• Iedere vergadering heeft een voorzitter nodig.
• Zorg voor tijdige verzending van de vergaderstukken.
• Zorg voor schone/opgeruimde vergaderruimte.
• Stel een agenda op en stuur deze ruim voor de vergadering aan alle deelnemers.
• Als je wilt dat mensen opletten, deel dan geen handouts uit aan het begin van de vergadering. Mensen gaan anders als snel bladeren en zijn daardoor eerder afgeleid, terwijl jij een belangrijk verhaal aan het vertellen bent.
• Als de vergadering langer een uur duurt, plan dan een korte pauze in.