Hoe boek jij een locatie?

Elke secretaresse heeft haar eigen stijl als het gaat om het organiseren van een externe vergadering. Een stijl die past bij haar karakter of bij haar werkgever (of allebei). Als locatiehouder heb je dagelijks te maken met een diversiteit aan stijlen. Wat de één belangrijk vindt, vindt een ander totaal niet relevant.

Kies jij een locatie na veel wikken en wegen uit? Vraag je verschillende offertes aan of ga je al jaren naar dezelfde plek? Of is er altijd wel iets dat je vergeet te regelen? Als locatiehouder is het handig om te weten welk type we voor ons hebben. Door slimme vragen te stellen doen we ons best om die informatie zo snel mogelijk te achterhalen. Want als je weet welk type boeker je voor je hebt, hoe beter de communicatie en het contact loopt. En dat is voor beide partijen wel zo prettig.

Onze ervaring heeft inmiddels geleerd dat je locatieboekers grofweg kan indelen in drie verschillende categorieën: de ervaren zelfverzekerde boeker, de twijfelaar en de chaoot. Hieronder staan ze kort beschreven inclusief handige tips, die je bij het eerstvolgende contact met een locatie al kan inzetten.

De ervaren, zelfverzekerde boeker

De zelfverzekerde secretaresse weet precies wat ze wil en wat de deelnemers willen. Ze is zakelijk, geeft overzichtelijk het programma door, het aantal personen en dieetwensen. Wijzigingen geeft ze tijdig door en ze verwacht van de locatie dat de bijeenkomst precies verloopt zoals afgesproken.

Tip: laat de locatie eens meedenken, je kan zomaar eens verrast worden met nieuwe ideeën.

De twijfelaar

De twijfelaar zoekt veel contact, voornamelijk per telefoon, en stelt veel vragen. Dit type laat zich graag geruststellen door de ervaren medewerkers op locatie.

Tip: Vraag de locatie om één contactpersoon, die houdt alles in de gaten en houdt het lijntje met jou kort.

De chaoot

De chaoot komt er lastminute achter dat er papieren niet geprint zijn of dat er bijvoorbeeld toch deelnemers met dieetwensen zijn. Ook zal de locatie sneller contact opnemen met de chaoot om zaken te checken dan andersom.

Tip: Weet je dat je een chaoot bent? Geef het aan, een locatiehouder kan je helpen het overzicht te bewaren.

Herken jij je in één van deze types? Welke dat ook is, locatiehouders komen ze allemaal dagelijks tegen en dat maakt het werk juist zo dynamisch en interessant. Want elke meeting verdient de ruimte.