Gaan we nu echt papierloos werken of blijven we stuck in the middle?

We spreken al geruime tijd over het langverwachte moment dat al het papier van onze bureaus is verdwenen, maar dat moment laat vooralsnog op zich wachten. In twee eerdere blogs heb ik gesproken over de impact van de rol van de secretaresse bij de digitalisering van de directiekamer en de voordelen die dit biedt. De voordelen van papierloos werken beperken zich niet alleen tot aanzienlijke tijdswinst voor de directie en het bestuur, maar levert dit net zo goed voor de directiesecretaresse. Ondanks dat de voordelen erkend worden, benutten veel organisaties nog niet het volledige potentieel. Het spectrum van papierloos werken is immers zeer breed. Is e-mail bijvoorbeeld echt zo papierloos als het doet vermoeden? En hoe gebruikt men PDF’s in de praktijk?

Vlees noch vis

Wat is nu echt papierloos? Deze vraag lijkt makkelijk te beantwoorden, maar kan toch verschillend worden geïnterpreteerd. De directiesecretaresse die e-mails verzendt, bestanden omzet van Word naar beveiligde PDF en vergaderstukken opslaat in de cloud is zeker bezig met digitaal te werken. Echter, als de directie deze stukken vervolgens voor het directieoverleg weer print, omdat hij dan makkelijk aantekeningen kan maken, dan is een volledige papierloze werkomgeving duidelijk nog niet behaald. Veel oplossingen zijn dus niet zo papierloos als ze misschien lijken, vooral wanneer je kijkt naar hoe mensen ze daadwerkelijk gebruiken. Hierdoor blijven veel voordelen nog onbenut. In veel organisaties kiezen mensen nog steeds een oplossing die slechts één aspect van papierloos werken afdekt, bijvoorbeeld het versturen, het opslaan of het beveiligen van een document of een tool op digitaal notities te maken. Het gebruik van een scala aan softwaretoepassingen die onderling niet met elkaar ‘praten’ draagt niet bij aan een succesvolle en snellere adoptie van papierloos werken.

Veilig informatie kunnen delen

In mijn vorige blog heb ik ook geschreven over veiligheid van informatieoverdracht. Een document in papiervorm kan snel op een achterbank van een taxi worden vergeten of onder de kopieermachine blijven liggen. Een belangrijke, zo niet de belangrijkste voorwaarde voor de directie om het digitale werken te omarmen is veiligheid. Datalekken, beveiligingsincidenten en hacks zijn aan de orde van de dag en vereisen voor veel organisaties een strategisch beleid ten aanzien van online werken. De directie moet er blindelings op kunnen vertrouwen dat alle extern opgeslagen informatie niet op straat komt te liggen. Met een goed beveiligde oplossing voor digitaal samenwerken, zoals een board portal, zorg je ervoor dat gevoelige informatie binnen het bedrijf blijft. Zorg dus voor de leverancier met de beste papieren op het gebied van beveiliging. Zonder enige vorm van compromis.

Directie heeft geen 9 tot 5 baan

Als directiesecretaresse weet je als geen ander hoe belangrijk het voor de directeur is om op elk gewenst moment over de juiste en meest recente documenten te beschikken. Besluitvorming op directieniveau kent geen tijdzone of geografische beperking. De meest recente documenten moeten voor een directie altijd en overal opvraagbaar zijn. Een geïntegreerd online platform waar alle recente vergaderstukken direct oproepbaar zijn, aantekeningen in documenten gemaakt kunnen worden en de mogelijkheid ze digitaal te ondertekenen levert voor de directie en de raad van bestuur aanzienlijke tijdswinst op. En niet in de laatste plaats ook voor het secretariaat. En tijd is waar het iedereen vaak aan ontbreekt.

Ga bij jezelf te rade

Digitaal, beveiligd en overal je werk kunnen doen is technisch gezien al geruime tijd mogelijk. Het is het menselijk handelen dat momenteel de volledige adoptie in de directiekamer in de weg staat. Alhoewel veel organisaties denken dat ze volledig digitaal zijn, blijkt in de praktijk menselijk gedrag anders uit te wijzen. Kijk binnen de organisatie dus eens goed naar wat er gebeurt met digitale documenten. Worden deze digitaal verstuurd, maar nog altijd wel geprint? Of is er een beveiligde cloud-omgeving met documenten, maar slaan bestuursleden deze documenten nog altijd lokaal op? In de zoektocht naar een écht papierloze werkplek, is het belangrijk om de gebruiker altijd centraal te stellen. Degenen die de overstap maken – en de gebruiker binnen die verandering centraal blijven stellen – zullen waarschijnlijk merken dat de lang geleden gemaakte belofte nu inderdaad wordt nagekomen.

Geschreven door: Jesse Thiel

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.