De notulen

Een vergadering wordt geleid door een voorzitter. De secretaris of notulist van de vergadering notuleert tijdens de vergadering en zorgt ervoor dat de aanwezigen na afloop van de vergadering de notulen te zien krijgen. De daaropvolgende vergadering kunnen de aanwezigen nog suggesties doen ter verbetering van het verslag. Als iedereen het ermee eens is dan worden de notulen vastgesteld.

Het is overigens gebruikelijk dat de notulist links van de voorzitter plaatsneemt.

Hoe wordt een agenda opgemaakt?

Vooraf kunnen de deelnemers in omgang met de voorzitter vergaderpunten aanleveren. De voorzitter beslist of een punt al dan niet aan de agenda wordt toegevoegd. Bij het punt vaststellen agenda kunnen de deelnemers eventuele last-minute agendapunten aanreiken tijdens de vergadering. De – vaak vaste – onderdelen van een agenda zijn:

• Opening
• Vaststellen agenda
• Goedkeuren notulen van de vorige vergadering
• Mededelingen
• Ingekomen stukken
• Wat verder ter tafel komt (W.v.t.t.k.)
• Rondvraag
• Datum volgende vergadering
• Sluiting

Om straks de notulen zo op te stellen dat het verslag makkelijk te lezen is, is het handig om de agendapunten n de eventuele bijlagen te nummeren. Bekijk of het handig is om er een datum notatie in op te nemen.

De notulen

Notuleren is meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat er gezegd is. De notulist moet objectief en neutraal datgene kunnen selecteren wat belangrijk is uit hetgeen wat gezegd is. Vooral tijdens hevige discussies is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en wat niet belangrijk is. Vraag de voorzitter of hij/zij belangrijke punten wil herhalen, dit schept duidelijkheid tijdens de vergadering voor de deelnemers n bovendien is het ook nog eens makkelijker voor de notulist! Als de notulen gemaakt zijn, is het gebruikelijk dat de voorzitter de notulen nog even inhoudelijk controleert op ontbrekende en/of foutieve dingen. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat vertrouwelijke en/of persoonlijke dingen die tijdens de vergadering worden besproken in het verslag opgenomen worden. Overleg hierover altijd met de voorzitter van de vergadering of het wenselijk is.

Actielijst of besluitenlijst?

Omdat veel deelnemers aan een vergadering niet altijd de tijd hebben om het hele verslag door te lezen is het handig om een aparte actie en/of besluitenlijst te maken. Op deze lijst kunnen de deelnemers snel zien, welke zaken men moet afhandelen en welke besluiten er genomen zijn tijdens de vergadering. Het is aan te bevelen om in deze lijst niet de acties en de besluiten door elkaar te vermelden. Je kunt beter aparte tabellen maken: n voor de acties en n voor de besluiten. Dit is veel overzichtelijker.

Het verschil tussen een actie en een besluitenlijst?

Een actielijst is een overzicht van de te ondernemen acties naar aanleiding van de vergadering. Hierin staat heel kort wie, welke punt moet afhandelen en eventueel ook voor wanneer.

In een besluitenlijst staan de zogeheten besluiten. Besluiten herken je vaak aan de discussie die vooraf gaat aan het besluit. Een besluit wordt vaak genomen door een stemming tijdens de vergadering. Bij organisaties waarbij nieuwe besluiten worden toegevoegd aan de oude (doorlopende) besluitenlijst, is het handig om een datumnotatie toe te voegen, zo kan iedereen zien hoe lang het punt op het verslag staat.

Schriftelijk notuleren of met de laptop?

Dit is maar net wat je makkelijk vindt en wat gebruikelijk is in de organisatie. Let er in ieder geval wel op dat, als je met de laptop gaat notuleren dat je dan een reservebatterij meeneemt. Zorg ook voor een latop met een zachte toets, zodat de deelnemers niet iedere keer het klikken van de toetsen hoeven aan te horen. Onderstaand vind je een aantal instellingen waar je notuleercursussen kunt volgen: