Alles over notuleren

Notulen van een vergadering zijn het schriftelijke verslag van alles wat er tijdens een bijeenkomst is gezegd en besloten. Deze notulen worden gebruikt om collega’s die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn, te informeren, of om gemaakte afspraken vast te leggen. Als ondersteuner speel je hierin een belangrijke rol, want jij bent degene die verantwoordelijk is voor het vastleggen van deze belangrijke informatie. En dat is geen kleine verantwoordelijkheid. Veel ondersteuners geven aan dat ze notuleren soms spannend en lastig vinden, vooral omdat er in Nederland flink wat af wordt vergaderd. Elk overleg wil wel een verslag of actielijst, en vaak wordt er snel naar jou gekeken om ‘even een verslagje te maken’. En in een tijd waarin vergaderingen zowel fysiek als virtueel plaatsvinden, is het maken van duidelijke en beknopte notulen belangrijker dan ooit. In dit artikel gaan we in op de verschillende soorten notulen en geven we je tips en tools die ervoor zorgen dat jouw verslag niet alleen helder en overzichtelijk is, maar ook direct bruikbaar voor alle deelnemers.

Welke soorten notulen zijn er?

Zoveel organisaties, zoveel wensen. Het verschilt vaak per afdeling wat voor notulen er gemaakt moeten worden. Want de ene manager wil een schriftelijk verslag, de ander wil alleen een actie- en besluitenlijst. Over het algemeen zijn er drie soorten notulen:

• Een woordelijk verslag
  Bij een woordelijk verslag noteer je letterlijk wat elke spreker zegt. Dit wordt vaak gebruikt in formele situaties, zoals rechtbankverslagen of vergaderingen van de Tweede Kamer. Omdat dit type notulen veel werk vereist, wordt het meestal gedaan door stenografen in plaats van notulisten.
• Een samenvattend verslag
  Dit is de meest gebruikelijke vorm binnen bedrijven. Je vat samen wat er tijdens de vergadering is besproken. Dit type notulen is vooral handig bij vergaderingen waar veel onderwerpen behandeld worden. Hierin geef je de kern van de discussie weer zonder alle details.
• Een actie- en besluitenlijst
  Een actielijst is de kortste en meest overzichtelijke vorm van notuleren. Je noteert alleen de genomen besluiten en de acties die eruit voortvloeien. Dit is handig wanneer er snel duidelijkheid nodig is over wie wat moet doen, zonder dat mensen zich door een heel verslag hoeven te worstelen.

Hoe maak je goede notulen?

Goede notulen zijn helder, overzichtelijk en geven duidelijk weer wat er besproken is tijdens een vergadering. Ze bevatten voldoende details, maar zijn niet te langdradig. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je notulen altijd van hoge kwaliteit zijn:

• Probeer de notulen op dezelfde dag of de dag erna uit te werken, zodat alles nog vers in je geheugen zit. Dit helpt je om halve zinnen en steekwoorden die je tijdens de vergadering hebt genoteerd snel om te zetten in complete gedachten.
• Begrijp je een onderwerp niet helemaal? Vraag dan om uitleg aan je leidinggevende of een collega die aanwezig was. Je hoeft niet alles te weten, maar wel de essentie van wat besproken is.

Notuleren in hybride vergaderingen

Met de toename van hybride werken, waarbij sommige collega’s fysiek aanwezig zijn en anderen online deelnemen, zijn er extra aandachtspunten voor het notuleren. Hier zijn enkele tips voor als je gaat notuleren bij hybride vergaderingen:

• Zorg dat je de techniek op orde hebt. Iedereen moet, zowel online als in de vergaderruimte zelf, goed te verstaan zijn.
• Probeer de balans tussen fysieke en virtuele deelnemers goed in de gaten te houden. Soms kan een virtuele deelnemer minder zichtbaar zijn in de discussie, wat belangrijk is om te noteren.
• Overweeg om vergaderingen op te nemen (als de organisatie dat toestaat). Dit helpt bij het terugluisteren van details die je mogelijk gemist hebt.

Moderne hulpmiddelen gebruiken

Naast de traditionele manieren van notuleren, zoals met pen en papier of een laptop, zijn er tegenwoordig ook AI-tools die het notuleren eenvoudiger en sneller maken. Er is veel keuze in notulen software. Denk hierbij aan tools zoals bijvoorbeeld Ibabs, Indeqa en Parlaeus, waarbij de notulen, actielijsten en alle vergaderstukken samenkomen in één systeem. Dit zorgt voor een papierloze en overzichtelijke werkwijze.

Hoe kan je efficiënt(er) notuleren?

• Gebruik sneltoetsen: als je notuleert op je laptop, is het handig om sneltoetsen te gebruiken voor functies zoals kopiëren, plakken en het aanmaken van nieuwe alinea’s.
• Maak gebruik van sjablonen: dit helpt je om consistentie te bewaren en tijd te besparen.
• Werk met kleuren of vetgedrukte tekst: om belangrijke actiepunten of besluiten eruit te laten springen, kun je deze vetgedrukt maken of markeren met een kleur.

Hoe benadruk je de acties en besluiten in het verslag?

Vaak is de actie- en besluitenlijst het belangrijkste onderdeel van de notulen, omdat ze aangeven wat de vervolgstappen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo maak je acties en besluiten herkenbaar in het verslag:

• Maak acties en deadlines vetgedrukt, zodat ze direct opvallen.
• Voeg een kort overzicht toe van alle acties en besluiten aan het einde van de notulen, zodat iedereen snel kan zien wat er is afgesproken.

Wat doe je bij discussies tijdens de vergadering?

Wanneer er tijdens een vergadering een discussie plaatsvindt, is het belangrijk om de belangrijkste voor- en tegenargumenten op te schrijven. Vermijd het gebruik van namen in alle soorten notulen om de discussie zo objectief mogelijk te houden.

Kan je Chatgpt gebruiken om notulen te maken?

Ja, dat kan. ChatGPT kan je op verschillende manieren helpen bij het maken van de notulen. Zo kan ChatGPT voor jou:

• Samenvattingen te schrijven
  Na een vergadering kun je de belangrijkste punten, acties en besluiten in steekwoorden of korte zinnen invoeren, en ChatGPT kan deze informatie omzetten in een goed gestructureerde, leesbare samenvatting of verslag.
• Helpen met structuur
  ChatGPT kan helpen bij het opzetten van een duidelijke en overzichtelijke indeling voor je notulen. Bijvoorbeeld door te adviseren hoe je de notulen kunt opdelen in secties zoals “Opening,” “Besproken onderwerpen,” “Acties,” en “Besluiten.” Dit zorgt voor consistentie in je verslagen.
• Notulen opfrissen
  Als je notulen hebt geschreven, kan ChatGPT helpen om de tekst leesbaarder en professioneler te maken door zinnen vloeiender te formuleren, jargon te verduidelijken of dubbelzinnigheden te verbeteren.
• Informatie samenvatten uit vergaderingen
  Als je een transcript hebt van een vergadering (bijvoorbeeld met behulp van een tool zoals Otter.ai), kun je dat naar ChatGPT sturen en vragen om een samenvatting te maken of om de belangrijkste actiepunten en besluiten eruit te halen.
• Controle van spelling
  Na het maken van het verslag kan je ChatGPT vragen om de spelling te checken.