Alles wat je moet weten over Wvttk en het notuleren ervan

Wvttk, oftewel ‘Wat verder ter tafel komt’, staat vaak op de agenda van vergaderingen. Het is een moment om aanvullende onderwerpen of onverwachte zaken te bespreken die niet vooraf zijn gepland. Voor secretaresses die notuleren, is het handig om te weten hoe je dit agendapunt kort en duidelijk kunt vastleggen. In dit artikel geven we je praktische tips en laten we zien hoe je dit agendapunt slim kunt noteren. Zo zorg je voor overzichtelijke notulen en een efficiënte vergadering!

Wat betekent Wvttk?

Wvttk staat voor ‘Wat verder ter tafel komt’. Dit agendapunt vind je meestal aan het einde van een vergadering en is bedoeld voor onderwerpen die niet vooraf op de agenda stonden. Het biedt deelnemers de kans om extra zaken in te brengen die alsnog besproken moeten worden. Denk hierbij aan korte mededelingen, vragen die tijdens de vergadering zijn opgekomen, of taken die nog moeten worden afgerond.

Het is een moment om snel losse eindjes af te handelen of nieuwe onderwerpen aan te kaarten. Omdat dit agendapunt vaak spontaan ingevuld wordt, kan het ook zorgen voor onnodige uitloop of ongestructureerde discussies. Het is daarom handig om tijdens WVTTK alleen de belangrijkste punten te bespreken en kort maar krachtig te notuleren.

Waar moet je op letten bij het notuleren van het agendapunt Wvttk?

Bij het notuleren van het agendapunt Wvttk is het belangrijk om selectief en efficiënt te werk te gaan. Focus op relevante inhoud door alleen belangrijke punten zoals actiepunten, besluiten en relevante opmerkingen vast te leggen, en informele gesprekken achterwege te laten. Overleg vooraf met de voorzitter over de benodigde details en verwachtingen, en spreek een tijdslimiet af, bijvoorbeeld maximaal 10 minuten. Dit voorkomt uitloop en houdt het agendapunt bondig. Vraag deelnemers voor de vergadering om hun onderwerpen in te brengen, zodat je een inschatting kunt maken van de duur en het belang van de te bespreken punten. Met deze aanpak houd je de notulen overzichtelijk en voorkom je dat Wvttk onnodig veel tijd in beslag neemt.

Veelvoorkomende valkuilen (en hoe je ze voorkomt)

Hoewel Wvttk een handig agendapunt kan zijn, zijn er ook veelvoorkomende valkuilen die het effect ervan kunnen verminderen. Hieronder staan enkele valkuilen en tips om ze te voorkomen:

• Onduidelijke structuur: Vaak weten deelnemers niet precies wat ze kunnen inbrengen tijdens Wvttk. Dit kan leiden tot chaotische discussies. Zorg dat de voorzitter duidelijk aangeeft welke onderwerpen geschikt zijn voor dit agendapunt.
• Te veel onderwerpen: Als te veel onderwerpen worden ingebracht, kan Wvttk uitlopen en de vergadering verlengen. Inventariseer vooraf en vraag deelnemers om zich te beperken tot de belangrijkste punten.
• Geen tijdslimiet: Zonder duidelijke tijdslimiet kan Wvttk uitlopen. Plan vooraf een vaste tijdsduur en houd je hieraan. Gebruik bijvoorbeeld een timer om de voortgang te bewaken.
• Onnodige details: Discussies kunnen verzanden in details die niet relevant zijn voor de meeste deelnemers. Noteer alleen de kern van het besproken onderwerp en verwijs voor details naar een apart overleg of document.
• Onvoldoende voorbereiding: Als deelnemers niet weten dat ze onderwerpen kunnen aandragen, blijven belangrijke zaken onbesproken. Communiceer vooraf dat Wvttk bedoeld is voor aanvullende punten en geef aan hoe deelnemers deze kunnen inbrengen.

Door deze valkuilen te vermijden, kun je Wvttk effectiever maken en bijdragen aan een gestroomlijnde vergadering.

Meer weten over het maken van notulen?

Bekijk ook onze andere artikelen over notuleren voor extra tips en inspiratie!

• Notuleren met ChatGPT: Zo maak je sneller, betere notulen
• Alles over notuleren
• De toekomst van notuleren: AI-tools die je moet kennen