De grootste frustraties van assistants in het vergaderproces

door Ingeborg · 8 juni 2021

Het vergaderproces kan binnen de organisatie tot ontzettend veel frustratie leiden, zeker voor assistants. Wat ervaren zij als het meest frustrerend en hoe proberen ze deze frustraties op te lossen?

De resultaten

Chaotische communicatie wordt door assistants als grootste frustratie ervaren: 39% kiest hiervoor. Deze frustratie wordt gevolgd door een slechte voorbereiding (30%). Ook actiepunten die niet voltooid worden resulteren in ergernis (26%). De verslaglegging tijdens meetings wordt in mindere mate als frustrerend ervaren (5%).

Chaotische communicatie

De communicatie wordt op twee momenten in het vergaderproces als frustrerend ervaren: in de voorbereiding en tijdens de meeting. In de voorbereiding is het herkenbaar dat de communicatie verspreid is over meerdere kanalen. Dit resulteert in chaos: mailtjes, appjes en externe tools die worden gebruikt ter voorbereiding van de meeting. De assistent raakt het overzicht hierdoor kwijt.

Tijdens de meeting is de grootste ergernis dat vergaderingen niet altijd even gestructureerd verlopen: deelnemers houden zich niet aan de agenda, praten over totaal andere onderwerpen, praten door elkaar heen, de voorzitter heeft geen controle en men komt maar niet tot besluiten. Het notuleerwerk wordt hierdoor lastiger.

Slechte voorbereiding

Een slechte voorbereiding is dodelijk voor de efficiëntie van een vergadering. Deelnemers zijn niet bekend met de agenda of hebben aanvullende documenten (slecht) doorgelezen. Dit zorgt meteen voor vertraging in een vergadering of een vergadering waarbij de inbreng van bepaalde deelnemers te verwaarlozen is. Ook zit men daardoor telkens te wachten op ‘dat agendapunt dat voor mij belangrijk is’, waardoor ze de rest van de meeting minder aanwezig zijn. Wel wordt er meermaals aangegeven dat dit niet altijd de schuld is van de deelnemers: aanvullende documenten worden te laat of onvolledig aangeboden.

Actiepunten die niet voltooid worden

Binnen het vergaderproces is de assistant vaak de persoon die als verantwoordelijke wordt gezien wat betreft het toezien op de voortgang van actiepunten. Veel van de stemmer geven aan dat het zeer irritant is om collega’s constant te moeten najagen. Bovendien heeft de thuiswerk situatie dit nog moeilijker gemaakt: aan het bureau ‘najagen’ wordt als succesvoller ervaren dan per mail. Bovendien wordt aangegeven dat het onhandig is dat er totaal geen inzage is in de voortgang van acties.

Verslaglegging

Notuleren is niet leuk, daar is vrijwel iedere assistant het mee eens. Desondanks wordt verslaglegging niet als grote frustratie ervaren. Het hoort er nu eenmaal bij. Wel hebben veel assistants het gevoel dat de verslagen vrijwel nooit worden teruggelezen.

Tools

Communicatie ter voorbereiding van vergaderingen vindt vooral plaats via mail. Tijdens de vergadering, voor het vastleggen van notulen, acties en besluiten zijn Word, Excel en OneNote veelgebruikte tools. Opvallend is dat, met uitzondering van bij overheidsinstanties (daar wordt veel gewerkt met Ibabs), het gebruik van moderne vergadertools achterblijft. Daarnaast is, als gevolg van Corona, het gebruikt van MS Teams flink toegenomen binnen de meeste bedrijven.

Hoe zorgen assistants voor een beter vergaderproces?

Het in goede banen leiden van het vergaderproces is niet altijd even makkelijk voor assistants. Dit lijkt voornamelijk het gevolg te zijn van de passieve houding van veel deelnemers. Voorafgaand aan de vergadering proberen assistants middels persoonlijke reminders een goede voorbereiding te waarborgen. Deelnemers worden geattendeerd op het bestuderen van de agenda en aanvullende documenten. Hetzelfde gebeurt na afloop van de vergadering. Per mail worden reminders voor openstaande acties verzonden.

Om de vergadering zelf in goede banen te leiden, zien assistants strak toe op de agenda. Een tijdslimiet aan agendapunten toewijzen is een populaire methode om uitloop te voorkomen.