Nooit meer een wollige vergadering notuleren?
Veel vergaderingen zijn inefficiënt. Maar waarom? Vaak krijgt een praatgrage collega de schuld. Of die manager die nooit iets inleest. Oftewel: een oorzaak waar je vrijwel niets meer aan kunt doen tijdens de vergadering zelf (zonder de stemming te verlagen).
De werkelijke oorzaak ligt echter ver voor de vergadering: de voorbereiding. Ben je toe aan een vlotte vergadering die doet wat het moet doen? Lees dan vooral verder…
Goede voorbereiding: dé koers van de efficiënte vergadering
De voorbereiding maakt of breekt een vergadering. Het is voor een voorzitter lastig om een groep van meer dan vijf personen te sturen. Als de koers dan verkeerd (of zelfs helemaal niet) wordt uitgestippeld, kan het zomaar zijn dat na afloop een heel andere bestemming is bereikt: geen besluiten, wèl wollige praatjes. Zonde van die waardevolle tijd, toch?
Een concrete agenda
Hoe stippel je de koers dan goed uit? Agendapunten zijn vaak niet concreet genoeg, zoals ‘visie’. Dit is veel te onduidelijk en het is dus open voor interpretatie. En hoe kan je een vergadering voorbereiden of sturen als het niet eens duidelijk is wat er besproken moet worden?
Een duidelijk agendapunt geeft dus aan wat het doel is, welk onderwerp besproken moet worden en wat er van iedereen verwacht wordt. Communiceer dit ook duidelijk in de agenda.
Niet inlezen: laks of te druk?
Helaas gebeurt dit vaak. En je merkt het duidelijk tijdens de vergadering: deelnemers draaien om onderwerpen heen en bladeren doelloos in documenten. Natuurlijk, soms is het pure laksheid. Maar vele anderen hebben de ene na de andere vergadering en er is geen tijd om zich tussendoor goed voor te bereiden… Kan je het ze dan kwalijk nemen?
In dat laatste geval kan je deze mensen tegemoet komen (los van het feit dat ze zelf te rade zouden moeten gaan over hun eigen agenda). Maak een samenvatting van de notulen en stukken. Zo bereiden ze zich binnen vijf minuten toch voor.
Deze rol is jouw kans
Binnen veel organisaties is er maar weinig kennis over hoe je een goede vergadering leidt. Als ondersteuner heb je dé kans om een adviesrol aan te nemen over de hoeveelheid, soort en doel van agendapunten. Twee voorbeelden die niet geschikt zijn om te bespreken in een vergadering:
- een agendapunt voor het bereiken van consensus;
- periodieke vergaderingen met alleen maar updates.
Hier zijn geschiktere middelen voor, echt.
Jij hebt als notulist/ondersteuner de macht om vergaderingen minder kostbaar en energieverspillend te maken. Zorg dat het beoogde resultaat altijd bekend is en de weg ernaar toe zo kort en efficiënt mogelijk.
Aan de slag: cursus Notuleren en Verslaglegging
Tijdens de 2-daagse cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau werk je intensief aan een goede voorbereiding met een duidelijke structuur en doelen.
Al jouw twijfels worden weggenomen en je voelt je zekerder in vergaderingen. Je krijgt diverse praktische tips en je verslag sluit voortaan aan bij het niveau van de directie.
Volg ons