Noteer jij dit even?

7 eigentijdse en eigengereide notuleertips

Ach, maak jij het verslag? Dat was de werktitel voor een nieuw boek over notuleren. Dat boek verscheen eind september als ‘Noteer jij dit even?’ Maar even over dat ‘ach’ in de werktitel. Er zitten twee betekenissen in verstopt. ‘Ach’ in de zin van: ‘ach, het stelt niet zoveel voor, doe jij dat nu maar even’ en: ‘ach, wat zielig dat jij het verslag moet maken’, wat rot voor je’. Beide interpretaties doen geen recht aan de klus die notuleren heet. Want notuleren is een vak apart, maar zeker geen onmogelijk zware job.

Met deze 7 eigentijdse tips klaar je je notuleerklus met meer gemak. Ze zijn ook een tikkie eigengereid, in de zin van: hoort dat wel zo? Jazeker! Maak kennis met nieuwe notuleren.

1.    Het beknopt-verslag in lijstvorm is super efficiënt

Maak een verslag in lijstvorm, bij voorkeur in Word. Wees niet bang dat je de lezers van het verslag te kort doet: zo’n verslag bevat meer dan de besluiten en de acties. Het beknopt-verslag-in-lijstvorm is een compleet verslag, en je kunt er alle informatie waarover vergaderd wordt in weergeven. Dus ook de aftrap en de discussie die aan besluiten en acties voorafgaat. Dat maakt deze bondige verslagvorm geschikt voor bijna alle vergaderingen. Ook als lezers niet aanwezig waren bij de vergadering, weten ze zo alle ins en outs.

2.    Niet aanwezig zonder kennisgeving? Doet er niet toe!

Hohoho. Natuurlijk moet het duidelijk zijn als er iemand niet aanwezig was. Die namen zien de lezers in de kopgegevens, na Afwezig. Bij voorkeur alfabetisch weergegeven, net als het rijtje aanwezigen.
Maar Afwezig zonder kennisgeving is uit de mode. Het voelt als een geheven vingertje: ‘foei, je was er niet en je hebt dat niet eens netjes gemeld!’ Als een voorzitter, collega of leidinggevende iemand wil bevragen over haar of zijn afwezigheid bij een vergadering, is dat prima. Maar dat kan ook zonder dat dat vingertje in het verslag.

3.    Geen welkom voor de aanwezigen

Schrijf jij nog steeds als eerste zin onder het punt Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Echt? Deed de voorzitter dat? Hoe verslagwaardig is dat?
Deze standaardzin mag er dus uit, zelfs al zou dat ertoe leiden dat je verslag onder punt 1. Openingverder leeg is. Leeg staat dan voor dan: er waren geen bijzonderheden. Geen gasten, niemand eerder weg, dat werk. Want die huishoudelijke mededelingen kun je kwijt onder Opening.

Steeds vaker zie je trouwens als punt 1. Opening en mededelingenof 1. Opening en vaststellen agenda. Efficiënt, en dan ben je van het probleem af dat 1. Openingzonder toevoeging zo mager oogt.

4.    Help de voorzitter door vragen te stellen

Oude notuleerboeken lijken soms het beeld te schetsen van de uiterst dienstverlenende, alleswetende notulist. Deze superkracht stelt geen vragen, en mist geen enkele hoofdzaak. Alles begrijpt zij, alle belangrijke zaken schrijft zij razendsnel mee. En zelfs als haar dat niet lukt, verbergt zij haar verwarring onder een professionele glimlach.
Niet dus. Als je iets niet begrijpt, waarvan je vermoedt dat het in de notulen thuishoort, vraag het. Durf te vragen om een samenvatting of een herhaling van het besluit en de acties, als de voorzitter dat nalaat. Je bent een mens van vlees en bloed, je weet ook niet alles. En je mist wel eens wat, zeker als de vergaderdeelnemers in de hitte van de strijd vergeten dat jij moet zorgen voor een juiste, volledige weergave van wat belangrijk is. Dus help je voorzitter en zeg wat je nodig hebt. Dat heet coöperatief assertief (met de nadruk op coöperatief).

5.    De rondvraag is vervroegd

Punt zoveel: de rondvraag, ook wel in de gedaante van WVNTTK (Wat Verder Nog Ter Tafel Komt) is vervroegd. Het is tegenwoordig het tweede punt van de agenda, en heet voortaan: Rondvraag en vaststellen agenda. Dit punt maakt het illegaal opvoeren van agendapunten en eindeloos nabranden onmogelijk. Vergaderdeelnemers moeten met de agenda in de hand beslissen of ze nog een bijdrage hebben buiten deze agenda. Zo ja, dan brengen ze die bijdrage in, en dat kan leiden tot een bijstelling van de agenda, of ze worden verwezen naar het punt Mededelingen. Aan het einde van de vergadering is het dan gewoon gedaan. Klaar is Kees.

6.    Zet de spellingcontrole uit

Zet de spellingcontrole uit als je digitaal aantekeningen maakt. Je maakt tikfouten en het leidt enorm af als je daar steeds op geattendeerd wordt. Bij het definitief maken van het verslag zet je controle natuurlijk weer aan.
Je weet al dat de spellingcontrole slecht is in d’s en t’s en in woorden aan elkaar of juist los schrijven. Als het om het laatste gaat, schrijf de woorden dan maar aan elkaar. Huisvestingskostendeclaratieformulier is één woord, net als projectvergaderingvergaderverzoek. Schrijf bij twijfel liever een declaratieformulier voor huisvestingskosten en uitnodiging voor de projectvergadering dan dat je gaat experimenteren met losse woorden.

7.    Zet het verslag direct op de beamer

Een tip voor ervaren notulisten: maak je verslag bij het maken van je aantekeningen zichtbaar via de beamer. De vergaderdeelnemers kijken je op de vingers, da’s waar, maar het maakt ook dat zij zich medeverantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van het verslag. Vaak scheelt dat op- en aanmerkingen achteraf. Bovendien valt het op als jij niet meetikt: wordt er wel iets wezenlijks gezegd?
Deze tip werkt het beste voor het beknopt-verslag-in-lijstvorm uit de eerste tip. Werk je aan een traditioneel verslag, dan kun je er ook voor kiezen om alleen de besluiten-actielijst zichtbaar te maken. Zet het scherm dan op zwart tijdens de discussie, en maak samen de besluiten-actielijst.

Over de auteur

Ellis Buis is auteur van Noteer jij dit even? Ze is schrijftrainer en -coach. Van haar hand verschenen ook: Verleid je lezer online (met Joyce Hardholt) en het gratis e-book Gereedschapskist Aantrekkelijk Formuleren (te
downloaden via www.bookboon.com).

Op woensdagmiddag 29 januari 2020 is er een gratis masterclass Notuleren in La Vie Meeting Center Utrecht. Meer informatie en inschrijven via kan via deze link, op www.noteerjijditeven.nl en via Noteer jij dit even? op LinkedIn.

Wil je oefenen met notuleren? Op YouTubekanaal Noteerjijditeven? vind je vier spiksplinternieuwe oefenvergaderfragmenten.

Deze foto is van Willem van der Graaf.