Praktische notuleertips

Deze keer weer aandacht voor notuleren. Veel secretaresses zien dit niet als hun favoriete bezigheid. Vooral het uitwerken van de aantekeningen wordt als lastig en tijdrovend ervaren. Tijd dus voor wat praktische tips. Want een goede voorbereiding is het halve werk.

Tip 1: Gebruik goede apparatuur: meerdere microfoontjes, laptopstandaard met draadloze muis en toetsenbord en ook afspeelapparatuur met een headset. Goedkoop is vaak duurkoop. Investeer in goede apparatuur (aftrekbare bedrijfskosten voor ZZP’ers) en vraag advies aan een deskundige.

Tip 2: Voorkom technische problemen tijdens de vergadering. Zorg zelf altijd voor een verlengkabel (vertrouw niet op accu’s maar sluit een netsnoer aan) en reserve batterijen. Stel Word zodanig in dat het programma om de minuut een herstelbestand maakt op de achtergrond (standaard is tien minuten of meer). In geval van een “vastloper” de laptop geforceerd afsluiten.

Tip 3: Probeer vooraf van de voorzitter alle achtergrondinformatie over de vergadering te krijgen. Wat is het doel van het overleg? Wie zijn de deelnemers? Welke punten worden tijdens de bijeenkomst besproken? Wat is het belangrijkste punt? Hoe meer jij vooraf weet, des te gemakkelijker het is om goede aantekeningen te maken.

Tip 4: Zorg voor de meest optimale indeling in de ruimte. Wees niet bescheiden door achteraf te gaan zitten. De beste plaats voor de notulist is tegenover of naast de voorzitter. Je kunt dan met iedereen oogcontact maken en de non-verbale signalen opvangen.

Tip 5: Het uitwerken van het verslag vereist opperste concentratie. Zet radio, e-mail, sociale media en andere stoorzenders volledig uit. Werk in blokken van maximaal anderhalf uur aaneengesloten. Neem daarna een pauze van minimaal 15 minuten waarbij je je werkplek ook verlaat. Als het kan, ga dan even naar buiten.

Diana van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/seniortrainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Zij verzorgt onder andere groepstrainingen en individuele begeleidingstrajecten voor secretaresses. Op 12 maart aanstaande staat er een training “Notuleren met een laptop” op het programma. Deze en vele andere tips komen daar uitgebreid aan de orde. Inschrijven is nog mogelijk. Kijk voor meer informatie op www.rieel.nl/diensten_talentmanagement2012.html