Tips om goed te notuleren

door Ingeborg · 17 maart 2015

Als medisch secretaresse is het soms een uitdaging om van een pittige vergadering toch een helder verslag te maken. Deze tips helpen je!

Voorbereiding

Zorg ervoor dat je alle documenten hebt die worden besproken. Ga een keer met de voorzitter zitten om de boel door te spreken en te vragen wat hij wil: een uitgebreid verslag, de hoofdpunten of alleen de actiepunten? Zo weet je meteen wanneer je extra alert moet zijn tijdens de vergadering.

Snelheid

Geef het aan als het tijdens de vergadering te snel gaat om alles op te schrijven of te tikken. Meestal helpt het om simpelweg je hand op te steken, zodat de anderen zien dat ze even moeten wachten, of langzamer moeten praten. Anders wil ‘Eén moment alstublieft’ ook helpen.

Onderbreken

Durf de vergadering te onderbreken wanneer je iets niet begrijpt, of als er medisch jargon over tafel gaat waar geen touw aan vast te knopen is. Je hoeft niet bang te zijn dat dat onprofessioneel overkomt, je bent nu eenmaal secretaresse, geen medicus.

Koffie

Laat je tijdens de vergadering niet wegsturen om koffie te halen. Wordt het toch gevraagd, wijs er dan op dat je dan je taak niet naar behoren kunt vervullen.

Opnemen

Neem de vergadering alleen op als er zeer belangrijke zaken besproken worden. Uitwerken vanaf een opname is tijdrovend. Notuleren met laptop levert tijdwinst op ten op zichte van schrijven met de hand. Let er wel op dat je meteen de documenten opslaat!

Ook handig om te lezen! De vijf meest gemaakte fouten van medisch secretaresses.