Vijf tips om als notulist je vergadering goed voor te bereiden

Dit is het laatste artikel dat Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! schrijft voor de E-zine van SecretaresseNet. Sinds februari 2011 schreef ze heel regelmatig artikelen. Nu is haar focus wat aan het veranderen. Ze is onder andere bezig met een samenwerkingsverband met 2 andere trainsters, waarbij ze zich richten op het verbeteren van het samenwerken binnen een team.

In dit laatste artikel geeft ze je tips om als notulist je vergadering goed voor te bereiden. Op de website van Vergaderen Doe Je Zo! staan nog meer tips over vergaderen en ook over notuleren.

TIP 1: De agenda

Maak jij de agenda? Of samen met de voorzitter?
Stel het op naar belangrijkheid en dringendheid.

• Kijk eerst wat wat belangrijk is om in de vergadering te behandelen. Past het bij het doel van je vergadering? Is het niet belangrijk? Dan is het jammer van jullie tijd!
• Dan kies je uit de belangrijke onderwerpen diegene die nu behandeld moeten worden. Kan het ook over een maand op de agenda staan? Behandel het dan in die vergadering. Waarschijnlijk heb je dan ook meer informatie.

TIP 2: Anticipeer

Bedenk bij elk agendapunt waar de discussie over kan gaan.
Als je dit in je hoofd hebt notuleer je het makkelijker.

TIP 3: Als je op papier notuleert:

1. Neem genoeg papier en pennen mee.
2. Zet op elke pagina de naam van de vergadering en het volgnummer

TIP 4: Als je met een laptop notuleert:

1. Zorg dat je batterij opgeladen is of dat je een stroompunt hebt.
2. Gebruik een sjabloon en zet daar vast de agendapunten in. Dan werk je tijdens de vergadering snel.

TIP 5: Wees op tijd

Wees ruim op tijd en zoek een plaats aan tafel waar je iedereen kunt zien en horen.
Is dit niet mogelijk? Zorg dan dat je in ieder geval de voorzitter goed kunt zien en horen.

Met dank aan: Carla van den Bos