Reserveringssoftware voor optimale bezetting van vergaderzalen

door Ingeborg · 12 februari 2016

Een bekend fenomeen. Je reserveert via Outlook een vergaderruimte in de eigen organisatie. Maar helaas, alle zalen zijn bezet op het gewenste tijdstip. Tenminste, dat vermeldt de agenda…

Maar iedereen weet: lang niet alle vergaderingen gaan door en de planning is ook niet altijd goed bijgewerkt. Daar komt ook het ‘claimgedrag’ vandaan. Je kunt beter een vergaderzaal reserveren (voor het geval dat), dan achter het net vissen als je ‘m echt nodig hebt. Dan nog een andere veel voorkomende irritatie: het aankloppen bij of pardoes binnenlopen in een volle vergaderzaal met de vraag wanneer de ruimte vrij komt. Vervelend en inefficiënt.

Bij veel bedrijven is de organisatie rond vergaderzalen een ondergeschoven kindje. Enerzijds is sprake van ‘claimgedrag’, anderzijds is de werkelijke bezettingsgraad laag, vaak minder dan 25 procent. Een goed reserveringssysteem is daarom geen overbodige luxe. Zeker nu vierkante meters efficiënt moeten worden gebruikt en vergaderzalen juist duurder worden ingericht met up to date faciliteiten.

Mobiel reserveringssysteem

Reflex RoomManager is zo’n reserveringssysteem voor optimale bezetting van vergaderzalen.

Gebruikers maken met het vertrouwde Outlook een afspraak en kunnen vervolgens via een plug-in (speciale button) in datzelfde programma meteen een zaal reserveren. Vanaf elke locatie, via mobieltje, tablet, laptop of desktop.

Naast de beschikbaarheid van vergaderzalen geeft het systeem een overzicht van de aanwezige faciliteiten zoals beamer en scherm. Ook kunnen aanvullende diensten worden geboekt, zoals specifieke faciliteiten, koffie of een lunch.