Vier onderbelichte voordelen van digitaal vergaderen

In mijn vorige blog ging ik al even in op de transitie naar een digitale bestuurskamer. Doordat techniek steeds goedkoper, slimmer, veiliger en sneller wordt, komt er op een gegeven moment een punt dat de aloude papieren vergaderboeken, zullen vervagen. In sommige gevallen wordt de vraag naar een digitale vergaderoplossing gedreven vanuit het bestuur, maar soms ook vanuit het ondersteunende secretariaat. Iedereen kan vast wel een aantal voordelen opnoemen die digitale vergaderboeken bieden ten opzichte van papier. Maar ken jij deze vier al?

Kostenbesparing

Veel organisaties kennen een complexe vergadercultuur. Zo heb je directievergaderingen, boardmeetings en RvC’s en RvB’s die meerdere malen per jaar samenkomen. Voorafgaand aan iedere meeting worden de vergaderboeken in de praktijk nog vaak geprint en vervolgens per post of koerier bezorgd bij alle betrokkenen. Dit legt een flinke druk op het management support team, maar zorgt ook voor hoge print- en bezorgkosten. Het digitaliseren van de vergaderstukken zorgt ervoor dat deze kosten worden geminimaliseerd en het is bovendien beter voor het milieu.

Meer efficiency

Dat het voorbereiden van de vergaderingen een enorme druk legt op management assistentes staat buiten kijf. Voorafgaand aan meetings staan zij vaak uren achtereen in de kopieerruimte om vergaderboeken te printen en in te binden. En in het geval van een wijziging kan dit hele proces weer van voren af aan beginnen. Een digitale oplossing rekent af met dit proces. Maar ook in de boardroom zelf kan er een enorme tijdswinst geboekt worden. Bedenk maar eens hoeveel tijd het kost als tijdens een vergadering iedereen heen en weer moet bladeren in een vergaderboek van soms wel meer dan 100 pagina’s… Een oplossing met een slimme zoekfunctie ondervangt dit. Bovendien is de board hierdoor in staat om tijdens vergaderingen even snel terug te kijken in het digitale archief van voorgaande vergaderingen.

Betere besluitvaardigheid

Tegenwoordig is het belangrijker dan ooit om in een mum van tijd toegang te hebben tot informatie. Het is dus zaak dat organisaties ook nadenken over hoe zij de communicatie en informatievoorziening tussen de bestuursleden het best kunnen faciliteren. Zij hebben immers te allen tijde toegang nodig tot zeer vertrouwelijke gegevens om adequaat te kunnen reageren tijdens een crisis. Een veilig en collaboratief platform kan de Raad van Bestuur en de CEO helpen om belangrijke stukken op een veilige manier met elkaar te delen en gezamenlijk snelle beslissingen te nemen. Een simpel voorbeeld hiervan is misschien wel de aloude tekenmap. Hierin worden alle documenten die een manager moet ondertekenen verzameld, zodat deze getekend kunnen worden als de manager op kantoor is. Veel digitale oplossingen bevatten echter een e-signature functionaliteit, waarmee documenten digitaal direct getekend kunnen worden. De manager hoeft dus niet per se naar kantoor voor een snelle afhandeling.

Veiligheid

Niet iedereen zal direct een digitale oplossing associëren met veilig en betrouwbaar. Desondanks blijkt in de praktijk dat papier juist zorgt voor onveilige situaties. Hoe vaak hoor je niet dat er een belangrijk document is blijven liggen op de achterbank van een taxi of dat een overnamebericht onder het kopieerapparaat wordt teruggevonden. De kans dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt is vrij groot. Zeker omdat je geen controle meer hebt over documenten, zodra deze zijn geprint. Een digitale vergaderoplossing kan meer veiligheden bieden. Bovendien ben je dan zeker van een recente back-up, up-to-date versiebeheer en kan er makkelijker toegang verleend of ontzegd worden tot bepaalde documenten op persoonsniveau. Desondanks gaat het natuurlijk om het digitaliseren van de meest gevoelige documenten, dus is aandacht voor security geen overbodige luxe.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen met digitaal vergaderen en of welke voordelen voor jullie het belangrijkst zijn.

Met dank aan: Jesse Thiel

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.